Secrétaire de direction

Finalité de la fonction

Rattaché(e) directement à la direction et en étroite collaboration avec elle, le/la secrétaire de direction est garant(e) de la bonne tenue du secrétariat de l'institution. La fonction s'exerce dans un climat de coopération interdisciplinaire, dans le respect du code de déontologie de l'Aide à la Jeunesse (AAJ), et suppose une adhésion pleine et entière au projet éducatif de l'institution.

Missions principales

La fonction s'articule autour de trois pôles.

1\. Secrétariat

• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les informations vers les personnes concernées


• Gérer la relation avec les fournisseurs, en collaboration avec la direction


• Centraliser les listes d'achats transmises par l'équipe technique (alimentation, produits d'entretien, matériel, etc.) et passer les commandes correspondantes

• Assurer le paiement des factures, sous approbation de la direction


• Vérifier chaque mois le fichier ESD reçu de la DGAJ


• Relayer les informations comptables auprès du secrétariat social et en informer la direction


• Gérer les tickets d'activités des éducateurs selon le modèle défini et établir les tournantes


• Traiter les remboursements de frais kilométriques du personnel


• Assurer, en collaboration avec la direction, la bonne tenue de la caisse


• Effectuer chaque fin de mois le paiement aux parents selon les règles de la DGAJ


• Assurer l'envoi des frais médicaux à la DGAJ

• Tenir à jour les dossiers administratifs des jeunes

• Diplôme en secrétariat, bureautique, comptabilité, ou expérience équivalente jugée probante


• Une première expérience dans le secteur de l'aide à la jeunesse ou dans le secteur social/associatif constitue un atout


• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie) ; à l'aise avec un logiciel de comptabilité


• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités


• Discrétion et respect strict de la confidentialité (dossiers d'enfants, données financières)


• Bon relationnel, esprit d'équipe et aisance en communication orale et écrite


• Autonomie et sens des responsabilités


• Adhésion au projet pédagogique de l'institution et au code de déontologie de l'AAJ

• Type de contrat : CDI, temps plein, horaire réparti sur la semaine


• Lieu : en présentiel


• Avantages : formations en entreprise

Avantages 

• Indemnité kilométrique


• Indemnité kilométrique vélo

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