Secrétaire de direction 1914

Description de l’offre d’emploi
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L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir et d'accompagner dans leurs démarches d'insertion et de santé des personnes en grande fragilité sociale.

L’équipe est pluridisciplinaire.

Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d’un CDI 33h/ semaine.

ACTIVITES AU COEUR DE METIER

1/ Organiser et gérer les activités administratives :

• prioriser et planifier les activités du secrétariat,


• rédiger, mettre en forme des documents,


• garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,


• produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,


• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,


• renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,


• initier les améliorations de l'organisation du service,


• faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre.

2/ Faciliter la communication interne et externe :

• veiller au suivi des informations stratégiques,


• accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,


• communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,


• garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,


• assurer le traitement du courrier.

3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :

• rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,


• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,


• être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,


• veiller au respect des échéances,


• assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,


• organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.

Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive.Profil recherché
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Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de managerDétails du contrat
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• Nombre d’heures hebdomadaires : 33

Horaires du poste
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• Du lundi au vendredi

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