Secrétaire d'accueil H/F
COGEP 8ème cabinet de conseil, d’expertise comptable et d’avocats, accompagne depuis 50 ans ses clients dans la gestion de leur entreprise.Les 3000 femmes et hommes de notre groupe exercent différents métiers : comptables, avocats, banquiers d’affaires, conseillers patrimoniaux… Cette pluridisciplinarité garantit un service client optimal au regard de notre vision augmentée du conseil.Intégrer notre Cabinet, c’est rejoindre une équipe à taille humaine avec une réelle autonomie qui s’appuie sur la puissance d’un groupe national (outils informatiques, formations, politique RH...). Dans le cadre d'un remplacement, notre bureau COGEP Avocats situé à Lyon (69), nous recherchons un(e) Secrétaire d'accueil dans le cadre d’un CDI !Sous la responsabilité du/de la Managing Partner ou du/de la Responsable administratif(ve) et financier(ère). Vous serez en charge de :Assurer le bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique du cabinet, la gestion des salles de réunion et des fournitures, ainsi qu’un appui logistique au quotidien pour les avocats et visiteurs du cabinet.1. Accueil physique et téléphonique- Assurer l’accueil des clients, visiteurs et partenaires avec professionnalisme et courtoisie.- Identifier le motif de la visite et orienter les personnes vers la salle d’attente ou directement vers la salle de réunion ou l’avocat concerné.- Prendre en charge les appels entrants : identifier la nature de l’appel (technique, client, partenaire, fournisseur, etc.), rediriger efficacement vers les bons interlocuteurs et prendre des messages précis.- Assurer un suivi rigoureux des communications (journal d’appels, messages, rendez-vous).2. Gestion des salles de réunion et de l’espace d’accueil- Gérer la planification et la répartition des salles via le logiciel dédié.- Anticiper les besoins logistiques (disponibilité, durée, nombre de participants, matériel nécessaire).- Veiller à la propreté, à l’ordre et à la disponibilité du matériel dans les salles de réunion et l’espace d’accueil.- Organiser les rafraîchissements pour les rendez-vous et réunions, si nécessaire.3. Gestion des fournitures et des approvisionnements- Assurer le suivi des besoins en fournitures de bureau, consommables d’accueil et produits d’entretien.- Centraliser les demandes internes des avocats et collaborateurs.- Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés, suivre les livraisons et gérer les stocks.- Maintenir un inventaire à jour.4. Support administratif et logistique- Participer aux tâches administratives courantes (courrier, archivage, classement, gestion des plis et colis).- Assister ponctuellement les avocats ou le service administratif pour des missions de soutien logistique ou organisationnel.- Contribuer à l’amélioration continue de la qualité d’accueil et de la gestion interne.Profil recherché :Formation : Bac à Bac+2 (BTS Assistant de gestion, BTS Secrétariat, DUT GEA ou équivalent).Expérience : 2 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement en cabinet d’avocats ou environnement professionnel exigeant.Compétences :- Excellente expression orale et écrite, présentation soignée.- Aisance téléphonique et sens du relationnel.- Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels de gestion de planning.- Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités.- Discrétion, confidentialité et diplomatie indispensables.Conditions du poste :- Type de contrat : CDI- Horaires : du lundi au jeudi (9h-12h15 et 13h45-17h), vendredi (9h-12h)- Rémunération : Selon profil et expérience- Lieu de travail : Cabinet COGEP AVOCATS, Lyon 6Vous faites preuve de rigueur et d’esprit d’équipe ? Ne cherchez plus et commencez votre Aventure COGEP !Ce que nous vous proposons :✅ Un accompagnement personnalisé à la prise de poste✅ Tickets Restaurants✅ 13ème mois Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap et pourra faire l’objet d’une adaptation si nécessaire.
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