SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F

RESPONSABILITÉS

Vos missions : Gestion administrative et suivi des chantiers : - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails - Gérer les courriers et documents administratifs - Préparer et suivre les dossiers de chantiers - Assurer le suivi administratif des sous-traitants et fournisseurs - Suivre les commandes et les livraisons - Pointer les factures - Classer et archiver les documents - Assurer le lien entre la direction, les conducteurs de travaux et les équipes de chantier - Assurer les relances clients, fournisseurs et partenaires - Suivre les échéances administratives et financières des différents dossiers Gestion des proratas : - Assurer la gestion et le suivi des comptes prorata des chantiers - Collecter et contrôler les dépenses liées aux proratas - Préparer les éléments nécessaires à la répartition des charges entre les entreprises ; - Assurer les relances et le suivi des règlements ; - Préparer les documents de suivi et de régularisation des proratas. Appels d'offres et mémoires techniques : - Effectuer une veille et participer au suivi des appels d'offres publics - Préparer et constituer les dossiers de candidature et de réponse - Assurer le suivi administratif des consultations - Rédiger, mettre en forme et actualiser les mémoires techniques en collaboration avec la direction et les équipes techniques - Assurer le respect des délais de remise des offres Gestion du site internet : - Administrer et mettre à jour le site internet de l'entreprise - Publier les photos et réalisations des chantiers - Mettre à jour les contenus et actualités de l'entreprise - Organiser et classer les photos des différents chantiers Réunions et communication : - Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions - Animer certaines réunions et assurer le suivi des échanges - Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions - Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser - Effectuer les relances auprès des différents interlocuteurs afin de garantir le respect des engagements et des délais Gestion du SAV : - Réceptionner et enregistrer les demandes de SAV des clients - Assurer le suivi des réclamations et demandes d'intervention - Organiser et planifier les interventions avec les équipes de chantier PROFIL RECHERCHÉ : Profil recherché : Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, réactive et polyvalente. Une première expérience dans le secteur du BTP, et idéalement dans le gros œuvre, est souhaitée. Vous êtes à l'aise avec : - Word, Excel et Outlook - La gestion administrative - Le suivi de dossiers et de facturation - Le contact téléphonique et les échanges avec les clients et fournisseurs - La connaissance du vocabulaire et des documents propres au secteur du BTP est un véritable atout Qualités recherchées : - Organisation et rigueur - Autonomie - Réactivité - Bon relationnel - Esprit d'équipe - Sens des priorités - Discrétion et professionnalisme LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans le gros œuvre un(e) SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F en CDI

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