Secrétaire administrative et pédagogique H/F

À propos de nous

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s\-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio\-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v\=8uVHEAaj75A

Mission

Au sein d’une équipe administrative de 13 personnes, le/la secrétaire administratif.ve et pédagogique concourt, par ses actions, aux missions générales de l'Université et plus particulièrement à l'appui des formations, en lien avec les responsables de formation, de l’Institut Francilien d’Ingénierie des Services (IFIS) auquel il/elle est affecté.e.

Activités :

• Accueillir, informer et orienter les étudiants, intervenants, usagers et visiteurs,


• Gérer les dossiers de candidatures, participer à la sélection des candidats,


• Suivre et procéder aux inscriptions pédagogiques,


• Gérer les emplois du temps et les plannings des formations,


• Participer à la modélisation des formations,


• Établir les relevés individuels et collectifs de présence des étudiants en fonction de leur type d’inscription (Formation initiale, continue ou par apprentissage) en lien avec le CFA,


• Suivre les conventions de stage,


• Suivre les étudiants en formation par apprentissage,


• Préparer les examens, les soutenances de mémoires et rapports de stage,


• Collecter les notes, organiser les jurys, saisir les notes pour l’édition des diplômes, établir les relevés de notes, les attestations de réussite et les PV,


• Alimenter des bases de données,


• Suivi des dossiers vacataires,


• Participer à des réunion, comités de pilotage, conseils de perfectionnement, établir les comptes\-rendus,


• Organiser des évènements et projets pédagogiques : cérémonie de remise de diplômes, sorties et voyages pédagogiques,


• Participer à la communication interne et externe

Profil

Agent.e de catégorie B spécialisé.e en gestion administrative et pilotage ou contractuel.le avec une formation initiale de niveau Bac minimum en gestion ou équivalent et une expérience confirmée en gestion administrative.

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