Secrétaire administratif (H/F)

À propos du poste
Nous recherchons un(e) secrétaire administratif ou une secrétaire administrative pour rejoindre notre équipe située à Talence. Vous serez le ou la garant(e) du bon fonctionnement administratif de notre structure, en assurant un accueil de qualité et une gestion efficace des tâches administratives. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent relationnel, ce poste est fait pour vous. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où votre polyvalence et votre professionnalisme seront valorisés.

Responsabilités

• Gestion administrative et secrétariat courant


• Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs, tout en veillant à la qualité des échanges et à la bonne orientation des demandes.


• Prendre en charge la gestion et le suivi des correspondances entrantes et sortantes, dans le respect des procédures en vigueur.


• Rédiger, mettre en forme et diffuser l’ensemble des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du service : courriers, comptes rendus, convocations, notes, procès\-verbaux et documents de synthèse.


• Garantir le classement méthodique, l’archivage rigoureux et la mise à jour permanente des dossiers administratifs, en assurant leur traçabilité et leur accessibilité.


• Organiser et superviser les commandes de fournitures, équipements et matériels de fonctionnement courant, en veillant à l’optimisation des ressources et à la continuité des activités.

• Assister l’Assistante de Direction dans l’organisation, la préparation et le suivi logistique et administratif des instances statutaires de la Ligue, notamment les Assemblées Générales, les réunions du Comité Directeur et les différentes commissions.


• Assurer l’élaboration, l’envoi et le suivi des convocations, dans le respect des délais réglementaires et des procédures internes.


• Veiller à la gestion et au contrôle des listes de présence, ainsi qu’au suivi de la participation des membres aux différentes réunions statutaires.


• Contribuer au bon déroulement des séances en garantissant la disponibilité et la conformité des documents nécessaires aux travaux des instances.

• Accompagner et conseiller les clubs affiliés dans l’ensemble des démarches administratives relatives à la gestion des licences, en veillant au respect des procédures fédérales en vigueur.


• Assurer la mise à jour, le contrôle et la fiabilisation des bases de données relatives aux licenciés, aux associations sportives affiliées ainsi qu’à leurs dirigeants.


• Garantir la coordination avec la Fédération Française de Tir (FFTir) pour le traitement et le suivi des affiliations, ré affiliations, mutations et autres formalités administratives fédérales.


• Participer à la diffusion de l’information institutionnelle auprès des clubs en rédigeant et en mettant en forme divers supports de communication, notamment des notes d’information, circulaires, lettres d’information et newsletters.

• Contribuer à l’organisation logistique et administrative des stages, compétitions, formations et autres manifestations sportives organisées sous l’égide de la Ligue.


• Assurer l’élaboration, la mise en forme, l’édition et la diffusion de l’ensemble des documents nécessaires au bon déroulement des actions : convocations, attestations, feuilles d’émargement, programmes, bilans et supports administratifs divers.


• Participer à la collecte, à l’analyse et à la formalisation des informations relatives aux actions techniques et sportives, en lien étroit avec l’Équipe Technique Régionale (ETR), afin de contribuer au reporting et à l’évaluation des dispositifs mis en œuvre.

• Assurer l’administration, l’actualisation et l’enrichissement régulier du site internet de la Ligue, en veillant à la pertinence, à la fiabilité et à la qualité des informations diffusées.


• Prendre en charge la gestion et le suivi des correspondances entrantes et sortantes, dans le respect des procédures en vigueur.


• Rédiger, mettre en forme et diffuser l’ensemble des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du service : courriers, comptes rendus, convocations, notes, procès\-verbaux et documents de synthèse.


• Garantir le classement méthodique, l’archivage rigoureux et la mise à jour permanente des dossiers administratifs, en assurant leur traçabilité et leur accessibilité.


• Organiser et superviser les commandes de fournitures, équipements et matériels de fonctionnement courant, en veillant à l’optimisation des ressources et à la continuité des activités.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).


• Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.


• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie.


• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.


• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.


• Connaissance du fonctionnement associatif ou fédéral.

Une première expérience en secrétariat ou dans le secteur associatif serait un plus.

Rémunération : 1 885,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel

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