Secrétaire administratif H/F

À propos de nous

Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico\-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap, ainsi que des enfants dans le cadre de la protection de l'enfance.

Parmi ces établissements, l'IME de Chevreuse accueil des jeunes atteints du double handicap de surdi\-cécité avec troubles associés ou de pluri handicap. Prise en charge pluridisciplinaire individuelle ou collective (enseignants, psychomotriciens, orthophonistes, ergothérapeutes, éducateurs) visant au développement des outils de communication.

Chaque enfant ou adolescent accueilli bénéficie d’un projet d’accompagnement personnalisé.

Mission

Sous l'autorité de la Cadre administrative, vos principales missions sont :

GARANTIR LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ETABLISSEMENT :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.


• Réceptionner, traiter, orienter les appels et prendre des messages téléphoniques le cas échéant.


• Assurer le traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).


• Traiter et mettre en forme des documents, notes, courriers, décisions.


• Rendre des prises de notes et rédiger des comptes\-rendus : réunion administrative, CVS...


• Préparer et suivre les dossiers des usagers de l’établissement : dossier papier, IMAGO\-DU.


• Participer, le cas échéant, à l’amélioration des pratiques, participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise en charge des usagers.


• Garantir la tenue et l’actualisation de l’inventaire des contrats techniques de l’établissement.

• Prendre des rendez\-vous, tenir conjointement l’agenda du chef d’établissement.


• Préparer et organiser les réunions du conseil de la vie sociale, rédiger les comptes rendus et diffuser les informations : convocation, CR, élections ...


• Prendre en charge la partie administrative des évènements (invitation, courriers, comptes rendus...) : WEO, journée famille, fermeture/ouverture établissement...


• Gérer et mettre à jour les listes et les coordonnées des familles.

• Classer, reproduire et archiver des documents : courriers, notes, comptes\-rendus, décisions.


• Collecter les éléments des dossiers des usagers et assurer le classement et l’archivage.


• Transmettre les bons de commandes au prestataire, bordereau de livraison et factures à la comptable.


• Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour de l’inventaire des immobilisations de l’entreprise.


• Tenir la caisse et inventaire avec la direction.


• Saisir informatiquement les pièces comptables relevant de la caisse (entrées et sorties).


• Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.


• Vérifier les factures liées à l’activité de l’établissement : prestataire repas et transport.

• Coordonner les transports des usagers : annuler lors d’absences ou adapter le planning des tournées, notamment sur l’EPGP et l’internat...


• Assurer l’appel des usagers, puis transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées.


• Garantir le parcours administratif des jeunes accueillis : rédiger la convocation admission, suivre et coordonner l’envoi des notifications MDPH, préparer le dossier d’accueil.


• Suivre l’activité de l’établissement : présence/absence des usagers, entrées / sorties.


• Coordonner les commandes des repas : participer à la commission menue, transmettre le choix des menus et les quantités nécessaires, suivre les livraisons...

Profil

Le candidat devra faire preuve des qualités suivantes :

Diplôme requis bac ou bac\+2 en assistanat administratif.

• Sens du relationnel auprès des équipes


• Sens de l’organisation


• Capacité d’initiative


• Capacité d’écoute et d’adaptation aux situations


• Faire preuve de disponibilité


• Professionnalisme


• Discrétion et confidentialité

Poste basé à Chevreuse.

Rémunération à partir de 24K€ bruts annuel selon expérience (CCN 66\).

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