Secrétaire accueil (H/F)
Actual Miribel recherche pour son client un(e) Secrétaire d'accueil pour rejoindre son équipe dynamique à Civrieux (01390) au plus tôt. Sous la responsabilité de la Responsable d'établissement, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'établissement. Missions : - Assure l'accueil téléphonique et physique - Gère le courrier (réception, distribution, préparation et envoi) dont le courrier externalisé - Gère les mailings des documents/produits dans les bacs des clients (ciblages) - Organise l'envoi des fournitures d'imprimerie (badges, cartes de visites, carnet d'ordonnances, etc.) vers les clients - Gère les achats de frais généraux et fournitures de bureaux et achats divers - Gère l'envoi externalisé des factures (NEOPOST aujourd'hui et autres prestataires) - Gère les tripartites (rapprochement, mise sous pli et envoi) - Gère les réservations d'hôtels, les prêts de véhicules et déplacements des salariés (saisie des justificatifs dans KIMOCE ou tout autre outil utilisé) - Participe à l'organisation des manifestations locales et évènements (réunions du personnel, congrès régionaux) sur site en lien avec les autres services (aménagement de la salle/des espaces, achat de nourriture et éventuels consommables, ) - Coordonne l'enlèvement des déchets (piles, ampoules, déchets des imprimantes) - Peut-être amené(e) à effectuer tout travail de secrétariat (envoi de factures, rédaction de courriers,) ou tâches diverses en lien avec le bon fonctionnement de l'établissement Nous recherchons une personne possédant les compétences suivantes : - Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat, gestion administrative ou équivalent - Première expérience réussie en : - - Accueil / standard - - Secrétariat administratif - - Gestion de services généraux Compétences - Maîtrise des tâches administratives (courriers, facturation, mise sous pli, mailings) - Gestion des fournitures et des achats courants - Organisation logistique (réservations, déplacements, événements) - Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) - Aisance avec les outils informatiques - Utilisation d'outils d'affranchissement / externalisation du courrier (type Neopost) Qualités personnelles - Excellent relationnel : à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique - Sens aigu du service interne et externe - Discrétion & confidentialité - Rigueur et fiabilité - Réactivité Dans le cadre de l'organisation de réunions/séminaires, il est nécessaire que la personne soit en capacité de déplacer des tables (sur roulettes) et d'empiler des chaises. L'agence Actual Miribel vous attend avec impatience pour construire ensemble votre travail !
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