Sachbearbeiter Archiv / Registratur im Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege, Team (m/w/d)

Sachbearbeiter (m/w/d) Archiv / Registratur im Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege, Team Verwaltung und Baurecht

in Osnabrück vom 02.06.2026

Osnabrück, das heißt: offen, sozial, vielseitig, naturverbunden, überraschend, bodenständig, attraktiv, überschaubar, wachsend – eben Lebensqualität auf den ersten und zweiten Blick! Fast 170.000 Einwohner fühlen sich hier zu Hause – und als Teil einer Stadt, die glücklich macht.

Als Arbeitgeberin setzen wir Schwerpunkte auf Vielfalt und Verlässlichkeit, Kollegialität und Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wir sagen stolz: »Wir sind bei der Stadt!« – und freuen uns auf Sie als neue Kollegin und neuen Kollegen.

Wir suchen:

Sachbearbeiter (m/w/d) Archiv / Registratur im Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege, Team Verwaltung und Baurecht

Der Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege ist als untere Bauaufsichtsbehörde der kompetente Ansprechpartner für alle bauordnungsrechtlichen Fragen rund um das Thema Bauen bei der Stadt Osnabrück. Im Team Verwaltung und Baurecht erwartet Sie ein abwechslungsreiches und interessantes Tätigkeitsfeld, das im direkten Kontakt mit verschiedenen Personen durch Vielfalt und Verantwortungsbewusstsein geprägt ist. Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit übernehmen Sie in der Registratur eine zentrale Rolle bei der Archivierung abgeschlossener Vorgänge und der Betreuung unseres na-hezu vollständig digitalisierten Aktenarchivs. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die Organisation und Durchführung von Akteneinsichten, einschließlich der eigenständigen Erstellung der entsprechenden Kostenbescheide. Daneben sind Sie zuständig für die Pflege des Archivbestands sowie die Bereitstellung von Akten und Unterlagen für laufende Verfahren innerhalb des Fachdienstes. Auch die Digitalisierung laufender Vorgänge und Schriftstücke sowie deren sorgfältige Archivierung gehört hierbei zu Ihren Aufgaben. Hierbei bieten wir Ihnen einen modernen Arbeitsplatz in einem kollegialen und unterstützenden Arbeitsumfeld, bestehend aus einem motivierten Team aus und erfahrenen Fachleuten. Ergänzen Sie das Team mit Ihrer selbstständigen und strukturierten Arbeitsweise sowie Ihrer Freude an Teamarbeit und der Offenheit für das Thema Digitalisierung. Wenn Sie motiviert sind, gerne eigen-initiativ arbeiten und sich in einem professionellen Umfeld weiterentwickeln möchten, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung!

Die Stelle auf einen Blick:

Stellenumfang: Es handelt sich um eine Teilzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 33,5 Stunden. Die Stelle kann grundsätzlich bei sich einander ergänzenden Arbeitszeiten mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden. Die Verteilung der Arbeitszeit ist mit der Dienststelle abzustimmen.

Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Stellenwert: EG 5 TVöD

Bewerbungsfrist: 1. Juli 2026

Ihre Aufgaben

• Archivieren von abgeschlossenen Vorgängen aus dem Bereich der Bauordnung und der Denkmalpflege


• Kundenorientiere Terminierung und Organisation von Archivakteneinsichten sowie Fertigung von Kostenbescheiden


• Aufgaben im Bereich Registratur, insbesondere Bereitstellung laufender Vorgänge für die Sachbearbeitung


• Pflege des Archivs (Wiedereinsortierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten / insbesondere digital)


• Digitalisieren und Archivieren von analogen Akten und Schriftstücken.


• Umbuchen und Verteilen von Akten


• Allgemeine Abläufe im Archiv verwalten und allgemeine Verwaltungsarbeiten erledigen

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellter für Medien- und In-formationsdienste, vorzugsweise in der Fachrichtung Archiv, Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter oder Kaufmann für Büromanagement (m/w/d).

Des Weiteren erwarten wir

• Eine selbständige und zuverlässige Arbeitsweise


• Ein gutes Zeitmanagement bei einem gleichzeitig hohen Maß an Arbeitssorgfalt


• Einsatzbereitschaft und eine gute Belastbarkeit


• Ein gutes Sozialverhalten sowie Kooperations- und Teamfähigkeit

• Ein interessanter Arbeitsplatz mit einem hohen Maß an Eigenständigkeit und Verantwortung.


• Vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben mit Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern sowie weiteren Personen.


• Ein freundliches, kollegiales und motiviertes Team.


• Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispielsweise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung


• Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket


• Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen


• Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u.a. Firmenfitnessprogramm, E-Bike-Leasing

Stadt Osnabrück

Fachbereich Personal und Organisation
Postfach 44 60
49034 Osnabrück

osnabrueck.de

Weitere Informationen über die Stadt Osnabrück finden Sie unter www.osnabrueck.de.

Auskünfte zum Aufgabenbereich

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Werrmeyer, Leitung Team Baurecht und Verwaltung, Telefon 0541/323-2633.

Fragen zum Bewerbungsverfahren

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Griese, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3617 zur Verfügung.

Weitere Informationen über die Stadt Osnabrück finden Sie unter www.osnabrueck.de.

Stadt Osnabrück

Fachbereich Personal und Organisation
Postfach 44 60
49034 Osnabrück

osnabrueck.de

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