Responsable du département pilotage de la gestion administrative H/F

Sous l'autorité hiérarchique du/de la chef(fe) de service fonctions support, le / la responsable de département pilotage de la gestion administrative est responsable de la

mise en œuvre du suivi des conventions de partenariats, de l’élaboration de l’ensemble des contrats des vacataires pédagogiques et auteurs et de la gestion des emprunts en lien étroit avec les autres services de l’unité opérationnelle.

Management et animation d’équipes

o Encadrer les personnels sous sa responsabilité, organiser les plans de charge et s’assurer des compétences associées

o S’impliquer dans les évolutions de carrière (conduite des entretiens professionnels annuels : évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des souhaits d’évolution et de mobilité, …)

o Participer au recrutement de certains collaborateurs

o Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne

o Animer la conduite du changement

Coordination de la gestion administrative et financière

o Participer à l’élaboration des matrices financières, et dans ce cadre, garantir la fiabilité des données injectées dans les outils dédiés (Outil de Simulation de Projets)

o Participer au suivi et à la mise en œuvre des conventions de partenariat

o Organiser la mise en œuvre des contrats\-types (vacataires pédagogiques et droits d’emprunt) en conformité avec les procédures et vadémécums internes définis par les directions métiers

o Suivre et avoir un rôle d’alerte sur l’exécution des budgets alloués aux différents projets

o S’assurer de la constatation des services faits en lien avec les autres services de l’UO

o Être le référent des auteurs et des vacataires sur les questions administratives et financières de premier niveau

Connaissances

 Maitrise des outils bureautiques (niveau expert sur Excel) et collaboratifs

 Environnement de l’établissement (organisation, missions, clients)

 Méthodes, techniques et outils en lien avec le domaine d’activités (collecte et traitement de données, analyse de statistiques, etc.)

Compétences opérationnelles

 Organiser, planifier et rendre compte de son activité

 Collecter, traiter et analyser des données

 Détecter des anomalies et proposer des actions correctrices

 Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales

 Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe

 Rigueur / fiabilité

 Capacité d’analyse

 Esprit de synthèse

 Capacité d’adaptation

 Force de proposition

 Sens de la confidentialité et de la neutralité

Travaille en relation avec :

En interne :

‐ L’ensemble des services de l’unité opérationnelle

• Les directions métiers et particulièrement les DM rattachées au Secrétariat Général

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