RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE F/H
ECHO VERT NORMANDIE Distribution de produits horticoles et espaces-verts dans la région Hauts-de-France depuis 40 ans. Missions : Assurer la coordination administrative, commerciale et comptable courante de l’entreprise, garantir la qualité du suivi des dossiers clients et fournisseurs, et contribuer au bon fonctionnement global en lien avec les équipes internes, le siège et les prestataires externes. Administration commerciale Répondre aux demandes des commerciaux (prix, produits, disponibilités) Établir et suivre les devis, enregistrer et suivre les commandes clients Mettre à jour les fiches produits, tarifs et bases de données Accueillir et renseigner les clients (téléphone, mail, comptoir) Déposer les appels d’offres après constitution des dossiers administratifs Relation clients Assurer un rôle d’interface avec les clients Gérer les réclamations simples Garantir la qualité et la réactivité du service Coordination logistique : (en lien avec le Responsable d’exploitation) Suivre les commandes fournisseurs Assurer le suivi administratif des livraisons Coordonner les informations entre commerce et dépôt Veiller à la bonne circulation des informations Gestion administrative Gérer la boîte mail générique et dispatcher les demandes Assurer le suivi administratif courant Préparer les documents pour les partenaires externes : documents liés à la sécurité du site (Document Unique, assurances : Q4, Q18, Q19…) Organiser et fiabiliser les informations Suivi des habilitations du personnel : CACES, autorisation de conduite… Organiser les formations au besoin (en lien avec le Directeur) Transmission des congés et heures supplémentaires, arrêts maladie (données de paye) au siège Gestion comptable courante (en lien avec le siège et la Direction Administrative et Financière) Enregistrer les opérations comptables courantes : factures fournisseurs (frais généraux et achats), factures clients règlements fournisseurs / clients Assurer le suivi des règlements clients, réaliser le lettrage des comptes clients et fournisseurs Effectuer les relances clients de premier niveau Préparer et transmettre les éléments à l’expert-comptable Vérifier la cohérence des pièces comptables Suivi de gestion (opérationnel) Suivi des tableaux de bord simples : chiffre d’affaires, facturation, règlements Assurer la fiabilité des données Remonter les informations utiles à la Direction Marketing et communication Participer aux actions promotionnelles Suivre leur mise en œuvre et les retours Mettre à jour les supports commerciaux Organisation et amélioration continue Proposer des améliorations des process Participer à la structuration des outils Contribuer à la fluidité des échanges internes Périmètre et limites du poste Le poste n’inclut pas : l’établissement du bilan comptable la comptabilité analytique complexe l’établissement des bulletins de paie le paiement des salaires la gestion RH approfondie Ces missions relèvent de la Direction, des compétences transverses du siège et/ou de prestataires externes. Rattachement hiérarchique / Organisation : Relations internes : Commerciaux, Responsable d’exploitation Magasinier Directeur Relations externes : Clients, Fournisseurs Direction Administrative et Financière du Groupe Personne disposant d’une expérience, connaissance comptable : saisie des frais généraux, factures, bons de livraison. Relation client. Compétences requises Techniques : Maîtrise des outils bureautiques et ERP Connaissances en comptabilité auxiliaire (clients / fournisseurs) Organisation et gestion des priorités Comportementales : Rigueur et fiabilité (très important avec la compta) Discrétion Autonomie Sens du service Capacité à gérer plusieurs tâches Niveau d’autonomie et responsabilité Organisation autonome du travail Gestion simultanée de plusieurs dossiers Responsabilité sur la fiabilité des données administratives et comptables courantes
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