Responsable administratif(ve) d'agence — Office Manager (H/F)

Responsable administratif(ve) d'agence — Office Manager (H/F)
La Médicale — Agence de Lille · CDI · 60 %, 80 % ou temps plein

Le contexte

Notre agence La Médicale accompagne exclusivement les professionnels de santé — médecins, chirurgiens\-dentistes, pharmaciens, professions paramédicales — sur leur responsabilité civile professionnelle, leur prévoyance, leur retraite et leur patrimoine.

Nous sommes cinq agents généraux réunis au sein de la même agence, entourés de nos équipes. Cette organisation fait notre force commerciale — elle demande aussi une structure administrative solide. C'est le rôle que nous cherchons à pourvoir.

Le poste

Vous prenez en charge l'ensemble du fonctionnement interne de l'agence, au service des cinq agents généraux et de leurs collaborateurs. Une fonction transversale, autonome, sans lien avec l'activité commerciale : vous ne vendez pas, vous ne gérez pas de portefeuille. Vous faites tourner la maison.

Administration du personnel

• Suivi des dossiers salariés : contrats, avenants, absences, visites médicales.


• Préparation et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable.


• Gestion des plannings de congés et RTT sur l'ensemble de l'agence : arbitrage des demandes, maintien de la continuité de service, suivi des compteurs.


• Suivi des obligations de formation et de conformité des équipes.

• Saisie et suivi des factures fournisseurs, préparation des règlements.


• Rapprochements bancaires, suivi de trésorerie au quotidien.


• Préparation et transmission des pièces au cabinet d'expertise\-comptable.


• Suivi des notes de frais et des dépenses communes de l'agence.

• Relation avec les prestataires externes : cabinet comptable, informatique, téléphonie, entretien des locaux, assurances de l'agence, flotte automobile.


• Négociation et suivi des contrats, contrôle des factures, renouvellements.

• Une expérience confirmée sur un poste polyvalent d'office management, d'assistanat de direction ou de gestion administrative, idéalement en TPE/PME, en cabinet ou en profession libérale — un environnement où l'on fait beaucoup de choses soi\-même.


• Maîtrise d'Excel indispensable : formules, tableaux croisés dynamiques, mise en forme de suivis. C'est votre outil quotidien.


• Des bases solides en comptabilité générale : vous savez lire un compte fournisseur, préparer un dossier pour l'expert\-comptable, repérer une anomalie.


• Des notions en administration du personnel et en droit du travail courant.


• À l'aise avec les outils numériques : suite bureautique, back\-office de site web, outils de gestion.


• Discrétion absolue. Vous manipulez au quotidien des données confidentielles : rémunérations, dossiers salariés, comptes de l'agence, données clients relevant du secret professionnel. C'est une condition non négociable du poste.


• La capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs de même niveau : savoir arbitrer, tenir un cadre commun, rester équilibré(e) entre les demandes de chacun.


• Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser seul(e).

• CDI, à 60 %, 80 % ou temps plein — nous nous adaptons à votre organisation, l'essentiel étant la fiabilité et la régularité.


• Rémunération selon expérience, convention collective du personnel des agences générales d'assurances.


• 6 semaines de congés payés \+ 6 RTT par an (au prorata du temps de travail).


• Comité d'entreprise partagé (loisirs, vacances, culture, billetterie).


• Un poste large et une vraie autonomie : pas de strates hiérarchiques, vous travaillez en direct avec les cinq agents généraux.


• Une agence installée, sur un marché stable et une clientèle fidèle.

Envoyez CV et quelques lignes sur votre parcours à sonia.chati@lamedicale.fr. Nous répondons à chaque candidature. Premier échange téléphonique sous 48 h, puis rencontre à l'agence.

Rémunération : 25 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages 

• RTT

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