Référent pôle évènements et loisirs F/H - (REF 319)

RESPONSABILITÉS

Activités de gestion administrative et de secrétariat • Préparer, organiser et assurer le secrétariat des commissions « Événements » et « Loisirs », en lien avec les coordonnateurs des commissions. • Rédiger les comptes rendus des réunions. • Assurer la gestion des boîtes mail du service : tri, réponse et réorientation des courriels si nécessaire. • Mettre à jour et organiser la base documentaire du service (factures, devis, procédures, modes opératoires, etc.). • Effectuer les demandes d'achat via le logiciel SIFAC+. • Élaborer des tableaux de bord de suivi et recueillir les données nécessaires à l'établissement du bilan annuel du service. Activités liées à la mise en œuvre des évènements et des activités de loisirs • Assurer la gestion administrative et la mise en œuvre des événements et activités de loisirs, sur la base des projets validés par les commissions compétentes. • Assurer la gestion logistique de ces activités, notamment : • Concevoir le planning annuel des activités et des cours ; • Assurer le recrutement des intervenants extérieurs ainsi que l'élaboration des contrats et conventions correspondants ; • Gérer les inscriptions aux événements et aux activités de loisirs via le logiciel K-Sup, dans le respect de la charte des activités et du règlement intérieur. • Assurer la gestion logistique de la mise en œuvre des événements et des activités de loisirs : • Réserver les lieux et le matériel nécessaires ; • Rédiger les notices de sécurité ; • Assurer la gestion et le suivi des partenaires (prestataires, fournisseurs, exposants, etc.) ; • Prospecter et solliciter des devis pour les prestations définies par les commissions « Événements » et/ou « Loisirs » ; • Superviser certains événements sur site ; • Assurer l'interface avec le pôle social pour la mise en œuvre des dispositifs de subvention. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances • Maîtrise des logiciels bureautiques courants (suite Office, messagerie, outils collaboratifs). • Connaissance souhaitée des logiciels K-Sup, LimeSurvey et SIFAC+ (une formation pourra être proposée à la prise de poste). • Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement. Savoir-faire technique : • Savoir synthétiser l'information, rédiger des notes et établir des comptes rendus. • Savoir rendre compte de son activité et de l'avancement des dossiers. • Savoir communiquer efficacement et travailler en équipe. • Maîtriser les règles d'orthographe, de grammaire et les techniques de rédaction administrative. • Savoir organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément. Savoirs comportementaux • Rigueur et sens de l'organisation. • Bon sens et capacité d'analyse des situations. • Ouverture d'esprit et aptitude à travailler dans un environnement diversifié. • Aisance relationnelle et capacité à travailler au contact du public. • Autonomie dans l'organisation de son activité. Diplôme requis : BAC Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience) Précisions sur l'expérience souhaitée : Une première expérience dans l'organisation d'événements et/ou dans la gestion logistique d'activités culturelles, sportives ou de loisirs serait appréciée. Politique sociale et avantages • Contributions aux frais de transport en commun • Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) : 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé • Possibilité d'aménagement du temps de travail et du poste de travail • Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale • Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026 • Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, ...) • Chèques vacances • Service social • Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) • Activités sportives et culturelles • Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) • Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces) • Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences...) • Accès bibliothèques universitaires • Déploiement 10min de sport sur temps de travail • Parking sur place • Crèche.

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