Operations & Office Support Manager (m/w/d)

Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt.

Aufgaben

• Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung


• Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten


• Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen


• Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze


• Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen


• Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten


• Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation


• Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards


• Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001

• Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation


• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations


• Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise


• Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support


• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil


• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten


• Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten

• Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen


• Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen


• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service


• Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe


• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege


• Moderne Arbeitsumgebung und spannende High-Tech-Anwendungen


• Faire Vergütung und langfristige Perspektive

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an
hr@s-instruments.de

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