Office Managerin (m/w/d)

Orbitvu GmbH sucht: Office Managerin (m/w/d) in Berlin

Vollzeit oder Teilzeit \| Ab sofort \| Berlin\-Mitte (Büro am Wasser)

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernehmen möchte, nicht nur Aufgaben abarbeitet. Als Office Managerin bist du das organisatorische Zentrum unseres Berliner Büros. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und behältst den Überblick über Verwaltung, HR und vorbereitende Buchhaltung.

Deine Aufgaben

Büroorganisation \& Verwaltung:

• Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Firmenevents


• Post\- und E\-Mail\-Bearbeitung, Telefonannahme und Korrespondenz


• Pflege digitaler und physischer Ablagesysteme sowie Vertragsverwaltung


• Einkauf und Verwaltung von Büro\- und Arbeitsmitteln

Vorbereitende Buchhaltung \& Finanzen:

• Rechnungserstellung und \-prüfung, Belegbuchung, Mahnwesen


• Abstimmung mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer


• Kassenführung, Reisekostenabrechnungen und Budgetkontrolle

Kunden, Lieferanten \& Logistik:

• Aktive Kundenkommunikation von der Auftragsbestätigung bis zur Lieferung


• Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern


• Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen

HR \& Personalverwaltung:

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Urlaubs\- und Krankmeldungen


• Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter


• Pflege der Personalakten, Organisation von Weiterbildungen

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau, Industriekauffrau) oder Studium BWL / Office Management


• Erste Berufserfahrung im Office Management oder Assistenzbereich


• Sicher in Google Workspace (Docs, Sheets, Präsentationen) und MS Office


• Erfahrung mit ERP\- oder CRM\-Software (z.B. Odoo, HubSpot) von Vorteil


• Englischkenntnisse mindestens B2


• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise


• Kommunikationsstark, teamfähig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wir bieten

• Hybrides Arbeiten mit klassischen Bürozeiten (8:30\-17:00 Uhr), Homeoffice nach Absprache


• Modernes Büro am Wasser in Berlin


• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege


• Internationales Team in einem wachsenden Technologieunternehmen


• Entwicklungsmöglichkeiten und modernes technisches Arbeitsumfeld

Interesse?

Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben per E\-Mail an: info@orbitvu.de

Orbitvu GmbH \| Berlin \| www.orbitvu.com

Gehalt: 35\.000,00€ \- 42\.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

• Homeoffice\-Möglichkeit

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 13585 Berlin

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