Office Manager (m/w/d)

Mitdenker:in gesucht – für Geschäftsführung, Projekte und unsere Weiterentwicklung

Wir sind ein kleines Team im Dienstleistungssektor mit Fokus auf komplexe IT\-Lösungen. Für unseren Standort in Neumünster suchen wir eine kaufmännische Unterstützung, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, den Überblick behält und Dinge aktiv voranbringt.

Du bist jemand, der aufmerksam durch den Arbeitsalltag geht, nach links und rechts schaut und sich fragt: „Geht das nicht einfacher, schneller oder besser?“ Du erkennst, was gerade gebraucht wird, packst selbstständig an und bringst eigene Ideen ein.

Dabei arbeitest du eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und wirst zu einer echten organisatorischen Unterstützung im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

Deine Aufgaben sind vielfältig – und genau das macht die Position spannend

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben


• Eigenständige Übernahme klassischer Assistenz\- und Backoffice\-Aufgaben


• Terminkoordination sowie Organisation von Reisen und Besprechungen


• Bestellungen, Angebotsanfragen und allgemeine administrative Tätigkeiten


• Unterstützung bei der Projektabwicklung – von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung


• Aufbereitung und Pflege von Informationen, Unterlagen und Auswertungen


• Koordination und Nachhalten von Aufgaben und Vorgängen


• Unterstützung dabei, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt


• Mitdenken und Mitgestalten: Du erkennst Verbesserungspotenziale und bringst eigene Vorschläge ein


• Prozessverbesserung: Du hinterfragst bestehende Abläufe und hilfst dabei, sie einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten

Dabei erwarten wir nicht, dass du für alles sofort eine Lösung hast. Uns ist wichtig, dass du Fragen stellst, mitdenkst und nicht einfach sagst „Das haben wir schon immer so gemacht“.

Das bringst Du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung


• Idealerweise Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position


• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise


• Du bist zuverlässig und gehst mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um


• Gute MS\-Office\-Kenntnisse, insbesondere in Excel, Word und PowerPoint


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse


• Eine kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit


• Du kannst dich auf unterschiedliche Situationen und Ansprechpartner einstellen


• Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist


• Du erkennst, wenn etwas fehlt, und kümmerst dich darum


• Du hast Freude daran, dich in neue Themen und digitale Werkzeuge einzuarbeiten


• Interesse an KI und modernen Tools ist für uns ein echtes Plus

Was uns bei Dir besonders wichtig ist

Wir suchen keine Person, die einfach eine Aufgabenliste abarbeitet.

Wir suchen jemanden, der mitdenkt.

Jemanden, der feststellt, dass ein Ablauf unnötig kompliziert ist, und sagt:
„Ich glaube, das können wir anders machen – ich habe da eine Idee.“

Jemanden, der merkt, dass eine Information fehlt, bevor jemand danach fragen muss.

Jemanden, der sich in neue Themen hineinarbeitet, Zusammenhänge versteht und der Geschäftsführung den Rücken freihält.

Kurz gesagt: Du sollst nicht nur unterstützen – du sollst mitgestalten.

Deine Entwicklungsmöglichkeiten

Bei uns hast du echte Entwicklungsperspektiven und die Möglichkeit, deine Rolle aktiv mitzugestalten.

Wenn du Interesse an KI\-Tools hast, kannst du diese regelmäßig in deinem Arbeitsalltag einsetzen. Gemeinsam entwickeln wir unsere KI\-gestützten Prozesse weiter und schaffen neue, effizientere Arbeitsweisen.

Du bekommst dabei die Möglichkeit, nicht nur Anwender:in zu sein, sondern aktiv an der Weiterentwicklung unserer Arbeitsprozesse mitzuwirken und wertvolle Zukunftskompetenzen aufzubauen.

Was Dich bei uns erwartet

Wir sind ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen. Dadurch kannst du schnell Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und unmittelbar sehen, was deine Arbeit bewirkt.

Wenn du Lust hast, mitzudenken, Verantwortung zu übernehmen und Dinge wirklich besser zu machen, freuen wir uns auf dich.

Kontakt

Wenn dich diese vielseitige Aufgabe in einem erfolgreichen Unternehmen reizt, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bitte sende uns deine aussagefähigen Unterlagen unter Angabe deines Gehaltswunsches und deines nächstmöglichen Eintrittstermins.

Leistungen:

• Flexible Arbeitszeiten


• Gleitzeit


• Kostenlose Getränke


• Kostenloser Parkplatz


• Zusätzliche Urlaubstage

Arbeitsort: Vor Ort

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