Office Manager
Jij zorgt dat alles achter de schermen klopt.
Als Office Manager ben je de verbindende factor binnen Dutch Leaf. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel draait en dat collega's zich kunnen richten op hun eigen werk. Van HR\-administratie en personeelszaken tot het kantoor, wagenpark en praktische financiële zaken: jij houdt overzicht, regelt wat geregeld moet worden en bewaakt dat afspraken en deadlines worden nagekomen.
Je werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders en krijgt de ruimte om je werk zelf te organiseren. Loopt iets vast? Dan pak je het op, zoek je een oplossing en stem je waar nodig af met de CEO.
In deze brede en afwisselende functie ben je de lijm tussen de verschillende afdelingen.
Wat ga je doen?
HR \& personeelszaken
- Je bent het administratieve aanspreekpunt voor onze verzuim\- en preventiepartner en zorgt dat benodigde acties en documenten worden opgevolgd.
- Je verzorgt de dagelijkse HR\-administratie, zoals conceptcontracten, personeelsdossiers en maandelijkse mutaties richting de salarisadministratie.
- Je bewaakt de gesprekkencyclus en zorgt ervoor dat collega's en leidinggevenden op tijd weten welke acties en deadlines eraan komen.
- Je ondersteunt bij werving \& selectie door vacatures te plaatsen, gesprekken in te plannen en de praktische organisatie te verzorgen.
- Je coördineert de onboarding en offboarding van collega's.
- Je organiseert personeelsactiviteiten, zoals uitjes, kerst\- en verjaardagsgeschenken en traktaties.
- Je zorgt dat ons kantoor goed georganiseerd is en dat benodigde kantoorartikelen en voorzieningen op orde zijn.
- Je regelt inrichting en praktische zaken rondom het kantoor en schakelt externe partijen in wanneer dat nodig is.
- Je beheert ons wagenpark, waaronder leasecontracten, tankpassen en onderhoud.
- Je boekt overnachtingen en vervoer voor zakelijke reizen.
- Je ondersteunt bij de praktische organisatie rondom onze beursdeelnames.
- Je verzorgt de post en pakt andere praktische zaken op die ervoor zorgen dat het kantoor soepel blijft draaien.
- Je bewaakt het budget voor de zaken die onder jouw verantwoordelijkheid vallen.
- Je houdt de bijbehorende kantoorkosten in de gaten en signaleert mogelijkheden om kosten te besparen.
- Je controleert facilitaire facturen die binnen jouw verantwoordelijkheid vallen.
- Je beheert het kasboek, verwerkt bonnetjes en voert kleine betalingen uit.
- Je houdt onze verzekeringsadministratie op orde en onderhoudt waar nodig contact over polissen of schades.
Geen dag is precies hetzelfde. Je hebt een brede rol waarin je schakelt tussen collega's, afdelingen en verschillende praktische en administratieve onderwerpen. Juist omdat je zoveel verschillende zaken onder je hoede hebt, is jouw werk direct zichtbaar binnen de organisatie.
Je krijgt veel zelfstandigheid binnen duidelijke kaders. Je hoeft niet voor iedere beslissing toestemming te vragen, maar weet ook wanneer iets bij de CEO thuishoort. We zoeken daarom iemand die verantwoordelijkheid neemt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk worden afgerond.
Je hoeft geen processen opnieuw uit te vinden: veel zaken zijn al goed georganiseerd. Jouw kracht zit vooral in het zorgvuldig uitvoeren, organiseren, bewaken en opvolgen ervan.
Wat breng je mee?
- Je hebt minimaal MBO\-4 werk\- en denkniveau, bijvoorbeeld richting Office Management, Directiesecretariaat, Bedrijfsadministratie of een vergelijkbare richting.
- Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende, administratieve, HR\-, office\- of vergelijkbare functie.
- Je bent nauwkeurig, gestructureerd en sterk in het stellen van prioriteiten; je neemt eigenaarschap over je werk en borgt dat deadlines en afspraken stipt worden nagekomen.
- Je communiceert direct en helder. Dat past bij hoe wij bij Dutch Leaf werken.
- Ervaring met HR\-administratie is mooi meegenomen, maar geen vereiste.
- Een salaris van € 2\.780 – € 3\.150 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring en kwaliteiten.
- 25 vakantiedagen.
- Vakantiegeld en een solide pensioenregeling.
- Een reiskostenvergoeding.
- Een laptop van de zaak.
- De mogelijkheid om vanuit huis te werken.
- Flexibele starttijden: je kunt starten tussen 08:00 en 09:30 uur.
- Fruit op kantoor, gezellige borrels, een verjaardagscadeautje, we vieren jubileums en een goed gevuld kerstpakket.
Dutch Leaf is een groeiend familiebedrijf binnen de alternative smoking industry. Vanuit Tilburg werken we met een compact team van ongeveer 15 FTE aan onze eigen merken, waaronder Greengo, Flamez en Dutch Leaf Cones, en aan exclusieve merken zoals Hemparillo, Smoking en Hybrid.
We zijn een team van harde werkers. Collegiaal, nuchter en direct. Niet lullen, maar poetsen. We werken met korte lijnen en vinden het belangrijk dat mensen verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en elkaar helpen om verder te komen.
Onze manier van werken wordt gevormd door vijf kernwaarden:
- Collaborate to Elevate — we werken samen en helpen elkaar vooruit.
- Dutchness — direct, eerlijk en nuchter.
- Ownership — je neemt verantwoordelijkheid voor wat je doet.
- Full Benefit — we benutten onze middelen en technologie slim, zonder concessies te doen aan kwaliteit.
- Future Minded — we kijken vooruit en gebruiken technologie en AI om slimmer en efficiënter te werken.
Herken jij jezelf in deze functie en lijkt het je leuk om ervoor te zorgen dat de organisatie achter de schermen soepel draait?
Stuur dan je cv en motivatiebrief naar evi@dutchleaf.com.
Wij reageren binnen één week op je sollicitatie. De sollicitatieprocedure bestaat uit een eerste gesprek, een tweede gesprek en daarna — bij een goede match — een aanbod.
Salaris: €2\.780,00 \- €3\.150,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Aanvullend pensioen
- Bedrijfsfeesten
- Extra vakantiedagen
- Flexibele werkuren
- Kerstpakket
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
- Personeelskorting
- Productkorting werknemers
- Reiskostenvergoeding
- Vrijdagmiddagborrel
- Werk vanuit huis
Deze vacature komt van Indeed. Originele vacature bekijken ↗