Office manager (Administratief & Operationeel)

Ben jij op zoek naar een uitdagende en veelzijdige functie als Office manager met een sterke administratieve focus? Als Office manager bij Hairgivers ben je de organisatorische en administratieve spil van onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de volledige operationele backoffice en zorgt voor het soepel en gestructureerd verlopen van de dagelijkse kantoor\- en bedrijfsprocessen.

Wegens het vertrek van onze huidige Office manager zijn wij op zoek naar een accurate en gestructureerde opvolger. Door structuur aan te brengen in onze inkoop, boekhouding en administratieve HR\-processen zorg jij ervoor dat de organisatie operationeel en financieel vlekkeloos blijft draaien. Je rapporteert rechtstreeks aan de directie.

Over Hairgivers

Wij zijn een organisatie in de personal health \& care sector, met een sterke missie. Namelijk het creëren van een wereld waarin het aanpakken van haarproblemen niets is om je voor te schamen. Zo hebben we ruim 500\.000 mensen geholpen met effectieve en gebruiksvriendelijke behandelingen, altijd onderbouwd met wetenschap.

Wat ga je doen:

Inkoop \& Office management:

• Optimalisatie en beheer van het volledige inkooptraject, van orderplaatsing en voorraadbeheer tot de complete logistieke afhandeling via zee\- en luchtvracht.


• Je plaatst inkooporders en bewaakt en controleert de juistheid van de software\-instellingen voor het voorraadbeheer (zoals min/max voorraad).


• Je draagt zorg voor alle huishoudelijke zaken en de algemene ordelijkheid, structuur en inrichting van het kantoor.

• Je zet de maandelijkse facturen en boekingen correct in de administratie.


• Je bereidt de cijfers voor ten behoeve van de maand, kwartaal en jaarafsluiting.


• Je plant de betalingen zorgvuldig en tijdig binnen de bankomgeving.

• Je controleert de salarisrun en meldt nieuwe medewerkers administratief aan in het personeelssysteem.


• Je registreert en verwerkt het verzuim, verlof en de urenregistratie binnen de organisatie.


• Je stelt arbeidsovereenkomsten en contracten op volgens vaste formats en archiveert de documenten binnen de HR\-cyclus.


• Je zet nieuwe vacatures online, beheert het administratieve contact met het pensioenfonds en verzekeraars, en verstuurt DISC\-analyses naar kandidaten.

• Jij bent een uiterst georganiseerd, accuraat en procesmatig persoon;


• Je bent ambitieus, initiatiefrijk en zeer flexibel;


• Je hebt een gestructureerde en gedisciplineerde werkwijze, weet de juiste prioriteiten te stellen en communiceert hier open en duidelijk over naar je leidinggevende en het team;


• Je bezit een groot verantwoordelijkheidsgevoel en gaat discreet om met vertrouwelijke personeels\- en financiële informatie;


• Je bezit sterke administratieve vaardigheden en het vermogen om strak overzicht te bewaren over meerdere datastromen.

• Een afgeronde MBO/HBO\-opleiding in bijvoorbeeld administratief management, kantoormanagement, bedrijfsadministratie of een gerelateerd vakgebied;


• Minimaal 4 jaar relevante werkervaring in een gecombineerde, brede administratieve functie (Office management, basis boekhouding en personeelsadministratie);


• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp oog voor detail en cijfers;


• Bekendheid met kantoorsoftware en administratieve systemen. Ervaring met Shopify, Brincr, Yuki en Nmbrs is een pré;


• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;


• Minimaal 24\-32 uur per week beschikbaar.

• Samenwerken in een groeiend en gedreven team, in Arnhem;


• Veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor het optimaliseren van administratieve processen;


• Informele werksfeer met korte lijnen;


• Werken in een groeiende, vooruitstrevende en zeer klantgerichte organisatie met doorgroeimogelijkheden;


• Salarisindicatie: € 3\.400 \- €4\.500 o.b.v. 40 uur en afhankelijk van werkervaring;


• Persoonlijke en team bonussen;


• Uitstekende en flexibele arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioen en thuiswerkmogelijkheden;


• Jaarlijks opleidingsbudget van €1\.000 voor persoonlijke ontwikkeling;


• Gezellige vrijdagmiddagborrels en diverse personeelsfeesten.

Spreekt deze vacature je aan en zie jij jezelf werken bij Hairgivers? Dan ontvangen we graag jouw cv en motivatie!

Salaris: €3\.400,00 \- €4\.500,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Budget voor professionele ontwikkeling


• Flexibele werkuren


• Kerstpakket


• Kosteloos parkeren


• Pensioen


• Vrijdagmiddagborrel

Deze vacature komt van Indeed. Originele vacature bekijken ↗