Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Arbeitsbeginn So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

Arbeitsverhältnis 80\-100%, befristet

Institut / Arbeitsort Department of Clinical Research (DCR) Bern

Bei uns schaffen Sie Wert.

Für sich und die Gesellschaft.

Unser Departement

Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation.

In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.

Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office\- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.

Ihre Aufgaben

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.

1\. Administrative Unterstützung der DCR\-Direktion

Tagesgeschäft inkl. Kalender\- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation

Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren

Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)

Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow\-up mit internen und externen Stakeholdern

Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen

Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten

Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen

Unterstützung bei Website\- und Social\-Media\-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams

Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn\-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos

2\. Operative administrative Unterstützung und Office Management

Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen

Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien

Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse

Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort

Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen

Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)

Ansprechperson für das BNF\-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF\-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil

Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld

Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Ausgeprägte Organisations\- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Sehr gute Kommunikations\- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis

Sehr gute MS\-Office\-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)

Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit

Interesse an klinischer Forschung

Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration

Einblicke in innovative klinische Forschung

Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten

Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen

Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern

Ihre Benefits

Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima

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Ihre Benefits

Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima

Lohnrechner

Alter

19 Jahre

20 Jahre

21 Jahre

22 Jahre

23 Jahre

24 Jahre

25 Jahre

26 Jahre

27 Jahre

28 Jahre

29 Jahre

30 Jahre

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60 Jahre

61 Jahre

62 Jahre

63 Jahre

64 Jahre

65 Jahre

Beschäftigungsgrad

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Ihr Bruttolohn bei einem Beschäftigungsgrad von liegt zwischenbei und Franken pro Jahr (inkl. 13\. Monatslohn). Der genaue Lohn ist abhängig von Ihren Erfahrungen und Kompetenzen. Im persönlichen Gespräch klären wir gemeinsam alle Fragen zum Lohn und den Anstellungsbedingungen.

Arbeiten an der UniBE

Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeberin auszeichnet und wie Sie bei uns weiterkommen.

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Karriereseite

Offene Stellen

Bewerbung und Kontakt

Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung in einem PDF bis zum 25\.09\.2026 an hr.dcr@unibe.ch

Fragen zur Stelle?

Nadine Biedermann

nadine.biedermann@unibe.ch

Tel \+41 31 684 39 19

Fragen zur Bewerbung?

Carla Ungerer (carla.ungerer@unibe.ch)

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