Mitarbeiter*in Vertragsmanagement Pharma (m,w,d)
Über die Position:
Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung suchen wir für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der Life Sciences Branche, Unterstützung als Mitarbeiter\*in Vertragsmanagement Pharma (m,w,d) im Raum Monheim für zunächst bis Ende 2026 mit Verlängerungsoption.
Das Hauptziel dieser Position ist die Verwaltung der Strategic Clinical Partnering (SCP)-Vertragsmanagementsysteme (CMS) sowie die Unterstützung bei Vertragsangelegenheiten innerhalb des SCP Contracts Coordinator Teams.
Der/die Mitarbeiter\*in Vertragsmanagement Pharma (m,w,d) ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Status von Verträgen und andere relevante Informationen erfasst, gepflegt und den SCP-Mitarbeitern sowie den relevanten klinischen Studienteams – von der internen Genehmigung bis zur Archivierung – zur Verfügung gestellt werden. Zudem stellt er/sie die ordnungsgemäße Ablage und die schnelle Verfügbarkeit aller unterzeichneten Verträge sicher.
Sie unterstützen das SCP-Team bei Vertragsprozessen, koordinieren Aktivitäten und teilen Best Practices mit anderen Mitarbeiter\*innen, um die rechtzeitige Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse sicherzustellen.
Sie unterstützen das Team bei wie folgt:
Verantwortung für Vendor-Verträge und CMS-Verwaltung
- Bearbeitung von Vendor-CDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), einschließlich Erstellung und Abstimmung bis zur finalen Version
- Verteilung und Nachverfolgung aller Vendor-Verträge bis zur vollständigen Unterzeichnung (inkl. Förderung elektronischer Signaturen)
- Bearbeitung von Bestellanforderungen (Purchase Orders) und Genehmigungen gemäß internen Prozessen
- Pflege und Aktualisierung des CMS sowie Sicherstellung einer klaren Struktur und Richtlinien
- Sicherstellung, dass alle Verträge elektronisch gespeichert und im Rechtsdatenbankarchiv verfügbar sind
- Schwärzung vertraulicher Inhalte in Verträgen bei Bedarf (z. B. für Audits)
- Abgleich und Archivierung von Vertragsunterlagen im Rahmen der Trial Master File Prozesse
- Verteilung und Nachverfolgung von Standortverträgen (inkl. CDA/MCDA)
- Organisation und Verfolgung von Kurierlieferungen
- Sicherstellung der Verfügbarkeit unterschriebener Dokumente (inkl. Scannen von Originalen)
- Elektronische Ablage gemäß Abteilungsprozessen
- Archivierung von Originalverträgen in der globalen Datenbank
- Bearbeitung von Anfragen und Statusupdates
- Monatliche Überprüfung eingegangener Verträge
- Abgleich im Rahmen der Archivierung des Trial Master File
- Freigabe von Tests für CRO-Partner zur Nutzung von e-Signaturen
- Erstellung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien
- Unterstützung bei KPI-Auswertungen und Präsentationen
- Zeitgerechte Bearbeitung von HCP-Anfragen
- Prüfung der Verfügbarkeit in SAP und ggf. Anlage neuer Einträge
- Erstellung und Abstimmung von HCP-Verträgen bis zur Finalisierung
- Durchführung und Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses (CAF)
- Pflege von SCP-Plattformseiten
- Erstellung von Dokumenten und Korrespondenz
- Unterstützung bei Präsentationen und Protokollen
- Organisation von Meetings (vor Ort oder virtuell)
- Koordination von Bürobedarf und Räumen
- Bestellung von Büromaterial und Rechnungsbearbeitung
- Organisation von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Spesen)
- Ansprechpartner/in für externe Besucher
- Unterstützung weiterer SCP-Aktivitäten
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in administrativen, kaufmännischen oder ähnlichen Rollen
- Erfahrung in regulierten Umgebungen
- Erfahrung mit Vertrags- oder juristischen Dokumenten von Vorteil
- Kenntnisse in Budget- und Vertragsmanagement von Vorteil
- Erfahrungen in Pharma, Biotech oder CRO sind ein Plus
- Sehr gute Englischkenntnisse; Französisch und/oder Deutsch von Vorteil
- Tätigkeit in einem zukunftssicheren Umfeld
- Tarifvertraglich geregelte Vergütung
- Bewerbungscoaching
- Gründliche Einarbeitung
Bei Rückfragen sind wir jederzeit gerne für Sie da!
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