Mitarbeiter*in (m/w/d) Sekretariat der GF & Veranstaltungsmanagement

Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung im Sekretariat

• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben in einem kleinen Team (6 Mitarbeitende).


• Erstellung, Bearbeitung und Versand des Schriftverkehrs – nach digitalem Diktat.


• Interne Koordination, Terminabstimmungen und Unterstützung im Tagesgeschäft.

Redaktion & Produktion des digitalen Verbandsnewsletters (14-tägig)

• Erstellung und Aufbereitung von Beiträgen, teils nach digitalem Diktat, teils eigenständig nach festem Schema.


• Redaktionelle Zuarbeit, Layout nach Vorgaben, Endkontrolle und Versand.


• Abstimmung mit einer externen Social‑Media‑Agentur zur Aufbereitung und Verbreitung der Inhalte über die Social‑Media‑Kanäle.


• Termingerechte Organisation des gesamten Produktionsprozesses.

Veranstaltungsmanagement

• Planung, Organisation und Durchführung von Mitgliederveranstaltungen.


• Einladungswesen, Teilnehmermanagement sowie Koordination von Dienstleistern und Locations.


• Betreuung vor Ort sowie Nachbereitung.

Sekretariat des Hauptgeschäftsführers

• Terminplanung, -koordination und -überwachung.


• Reiseorganisation inkl. Buchungen und Abrechnungen.


• Vertrauliche Assistenzaufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung.

Anforderungen

Fachliche Voraussetzungen

• Langjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Veranstaltungsbereich.


• abgeschlossenne Berufsausbildung des kaufmännischen Bereichs oder der Verwaltung


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.


• Sicherer Umgang mit MS Office.


• Routine im Schreiben nach digitalem Diktat.


• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen.

Wünschenswert

• Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung, z. B. vorbereitende Buchhaltung oder Rechnungsbearbeitung.

Persönliche Kompetenzen

• Dienstleistungsorientiertes, freundliches und verbindliches Auftreten.


• Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Organisationsstärke.


• Freude an der Arbeit in einem kleinen Team mit langfristiger Perspektive.


• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.

Rahmenbedingungen

• Vollzeitstelle in Hamburg-Winterhude.


• Tätigkeit in einem kleinen, kollegialen Team mit kurzen Entscheidungswegen.


• 30 Urlaubstage pro Jahr.


• Leistungsgerechte Vergütung.


• Beteiligung am Deutschlandticket.


• Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage.

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