Managementondersteuner internationale diplomatie

Rijnstraat 8 te Den Haag*

• Mbo \- 4


• 36 uur


• Schaal 6 / €2\.866 \- €3\.564 (bruto)


• Internationaal, Administratief / secretarieel

Solliciteer voor 8 juni 2026

Dit ga je doen
------------------

Een praatje maken met een ambassadeur in de VIP\-lift, internationale ‘highlevel’\- bezoekers ontvangen en vragen beantwoorden van diplomaten uit allerlei landen die in Nederland werken. Als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag werk je midden in de wereld van diplomatie en internationale samenwerking. Een fulltime of parttime baan met veel afwisseling en fijne collega’s!

Bij onze directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) komen mensen vanuit de hele wereld over de vloer. Wij zijn verantwoordelijk voor alle diplomaten en hun gezinnen – ruim 27\.000 mensen – 110 ambassades en tientallen internationale organisaties in Nederland, zoals Europol en het Internationaal Strafhof. Jouw doel in dit bijzondere speelveld? Secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan de ambassadeur Internationale Organisaties, de directeur en de plaatsvervangend directeur.

Samen met 2 collega\-managementondersteuners zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt. Een greep uit jouw takenpakket:

• De agenda’s beheren van de ambassadeur Internationale Organisaties, directeur en plaatsvervangend directeur.


• Formele correspondentie en verzoeken verwerken, controleren en doorzetten. Wil een ambassadeur bijvoorbeeld een gesprek met een van onze ministers? Dan komt dat verzoek bij jou en je collega’s binnen.


• Diplomaten, ambassadeurs en andere (internationale) bezoekers ontvangen.


• Telefoontjes en e\-mails beantwoorden van bijvoorbeeld diplomaten of internationale organisaties. Jij geeft de juiste informatie of verwijst door naar de juiste collega.


• Interne vergaderingen voorbereiden, notuleren tijdens overleggen en de actiepunten uitwerken.


• Documenten, dossiers en digitale informatie beheren en archiveren.


• Ondersteunen bij (de organisatie van) internationale bezoeken, bijeenkomsten, afdelingsuitjes, lunches en dienstreizen.

Kortom: een veelzijdige functie bij een bijzondere directie die aanspreekpunt is voor buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en diplomaten. Hoge werkdruk en streven naar kwaliteit moeten hand in hand gaan met elkaar. Een directie die expertise en gastvrijheid combineert en daardoor zichtbaar bijdraagt aan de internationale reputatie van Nederland!

Dit krijg je
----------------

• Schaal 6

€2\.866 \- €3\.564 (bruto)

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd


• 12 maanden


• 36 uur


• Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer
--------------------------

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV\-reiskosten woon\-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij
------------------

Enige ervaring in een secretariële functie

Je hebt ervaring met secretariële of administratieve ondersteuning, bijvoorbeeld als managementondersteuner of \-assistent, op een secretariaat of als officemanager. Daardoor weet je hoe je agenda’s beheert, correspondentie verwerkt en collega’s ondersteunt in een dynamische werkomgeving.

Goede beheersing van het Nederlands en Engels

Je communiceert makkelijk en professioneel in het Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Engels is belangrijk omdat je dagelijks contact hebt met diplomaten, ambassades en organisaties uit allerlei landen. Kennis van de Frans taal is een pre.

Een servicegerichte en representatieve werkhouding

Je ondersteunt collega’s op een professionele en servicegerichte manier. Daarnaast zorg je dat bezoekers zich welkom voelen. Je communiceert vriendelijk, stemt je stijl soepel af op de situatie en werkt prettig samen met collega’s.

Sterk in organiseren, plannen en prioriteren

Jij houdt graag structuur in je werk en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Ook als er meerdere zaken tegelijk spelen, houd jij overzicht en stel je de juiste prioriteiten.

Een proactieve instelling

Je denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Ook denk je graag mee over slimmere of vernieuwde werkprocessen.

Zorgvuldig werken

Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.

Hier kom je te werken
-------------------------

Meer over DPG

Bij de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) werk je in een internationale omgeving waar veel gebeurt. En waar collega’s veel voor elkaar betekenen. De sfeer in 3 woorden? Open, collegiaal en informeel. Dat laatste verwacht je misschien niet snel bij een ministerie en diplomatieke omgeving, maar is echt zo. We werken met zo’n 50 collega’s heel fijn samen. Ontspanning zoeken we op door na het werk een drankje of een hapje te doen of door samen te lunchen. En als directie organiseren we regelmatig DPG\-brede bijpraatsessies of activiteiten.

DPG bestaat uit 3 afdelingen. De afdeling Nederland Gastland zorgt dat diplomaten, ambassades en internationale organisaties goed en veilig kunnen functioneren in Nederland. Denk aan het registreren van diplomaten, relatiebeheer met internationale organisaties en het oppakken van veiligheidsvraagstukken rond bijvoorbeeld demonstraties, spanningen en internationale ontwikkelingen. Wat er wereldwijd speelt, zie je daardoor vaak direct terug in het werk van de directie.

De afdeling Bezoeken en Evenementen organiseert en begeleidt officiële bezoeken, staatsbezoeken en andere protocollaire momenten waarbij buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en delegaties betrokken zijn.

Het Conferentiebureau organiseert namens het ministerie grootschalige internationale conferenties en evenementen, zoals de NAVO\-top.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.

Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.

Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.

Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.

Met 157 ambassades, consulaten\-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3\.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ\-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2\.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusieBZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Bijzonderheden
------------------

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.


• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) een talentest en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.


• De selectiegesprekken vinden plaats in juni 2026\.

Over de functiegroep Managementondersteuner
-----------------------------------------------

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat\- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Stel gerust je vraag
------------------------

Meer informatie over deze vacature

Hans Akerboom

hans.akerboom@minbuza.nl

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

JR\-van Daal

werkenbijBZ@minbuza.nl 070\-3484000

Deze vacature komt van indeed. Originele vacature bekijken ↗