Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) - Verwaltung
Mit den kontinuierlich steigenden hygienischen Anforderungen im Gesundheitswesen wachsen auch die Herausforderungen an medizinische Einrichtungen. Als der Spezialist für mikrobiologische und technische Hygiene prüfen wir unabhängig, beraten praxisorientiert und sorgen so für die Sicherheit von Patienten und Personal. Wir genießen eine hohe Bekanntheit und hervorragende Reputation in der Branche – und das seit Jahren. Wenn Sie eine neue Herausforderung suchen, die sinnstiftend ist und das gesundheitliche Wohl der Menschen sichert, sind Sie bei uns genau richtig.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für eine Voll- oder Teilzeitstelle, die Organisationstalent mit Serviceorientierung verbindet.
Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) - Verwaltung
Ihre neuen Aufgaben
In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie zentrale kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Verwaltungsalltag. Sie erstellen und überarbeiten Angebote sowie Aufträge in Microsoft NAV, pflegen Kontaktdaten und Debitorenstammdaten und sind für die Rechnungsstellung verantwortlich.
Sie betreuen die Telefonzentrale, nehmen Gespräche entgegen und leiten diese weiter. Zudem übernehmen Sie die Postbearbeitung, die Paketannahme sowie den Empfang und die Bewirtung unserer Gäste. Unsere Kund*innen beraten Sie telefonisch zu unserer digitalen Lösung im Bereich des Berichtsversands.
Darüber hinaus verantworten Sie die Bestellung von Büromaterialien sowie die Organisation von Flug-, Mietwagen- und Bahnbuchungen für das gesamte Unternehmen, inklusive Hotelbuchungen. Sie kommunizieren mit der Hausverwaltung, Handwerksbetrieben und der Reinigungsfirma und koordinieren entsprechende Termine. Die Überwachung regelmäßiger externer Dienstleistungen im Verwaltungsbereich gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld.
Ergänzend vertreten Sie hauswirtschaftliche Tätigkeiten der Servicekraft am Nachmittag sowie bei Urlaub oder Krankheit und übernehmen die Verwaltung der Speisewasserberichte. Zudem unterstützen Sie bei Vertretungen der Teamassistenzen sowie im Fuhrparkmanagement.
Ihr Profil
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und bringen ein gutes organisatorisches Talent mit. Auch Quereinsteiger (m/w/d), wie zum Beispiel aus dem Hotelfach, sind bei uns herzlich willkommen. Sie behalten nicht nur den Überblick über anstehende Aufgaben, sondern sorgen auch dafür, dass diese strukturiert und termingerecht erledigt werden. Idealerweise haben Sie bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich gesammelt.
Der sichere Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook, ist für Sie selbstverständlich, ebenso wie die Nutzung moderner Kommunikationsmittel. Ihre Arbeit erledigen Sie eigenständig, zuverlässig und mit hoher Genauigkeit. Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit ermöglicht es Ihnen, sowohl intern als auch extern freundlich und verbindlich aufzutreten.
Sie bringen Leistungsbereitschaft und Eigeniniative mit, um sich aktiv in Prozesse einzubringen und Verbesserungen voranzutreiben. Auch in hektischen Situationen behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten lösungsorientiert. Erfahrungen mit Microsoft Navision oder anderen ERP-Systemen sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.
Sie erfüllen nicht alle Punkte zu 100 %? Kein Problem – bewerben Sie sich trotzdem! Wir freuen uns auf Sie.
Wir bieten
ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit fairer Bezahlungdie Möglichkeit teilweise im Homeoffice zu arbeitendie Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitenflache Hierarchien und eine partnerschaftliche Firmenkultur mit Team- und Firmeneventseine intensive Einarbeitung sowie kontinuierlich Fort- und Weiterbildungbetriebliche ZusatzkrankenversicherungZuschuss zur Hansefit-Mitgliedschaft, Gesundheitskursen, Fahrradleasing und Deutschlandticket
Haben Sie noch Fragen?
Alle Fragen beantwortet Ihnen gerne:
Mareike Hagenah-Scheibel
HR Business Partnerin
Telefon 0251 2851-122
Email: mareike.hagenah-scheibel@normecgroup.com
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