Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Projektcontrolling, Buchhaltung & Organisation

Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Projektcontrolling, Buchhaltung & Organisation

Zur Unterstützung unserer internen Abläufe suchen wir eine zuverlässige Person für die kaufmännische Organisation und vorbereitende Buchhaltung – organisiert, freundlich und mit Freude an Abwechslung, ab sofort in Teilzeit.

Wir sind ein Architekturbüro im Herzen von Düsseldorf-Flingern mit anspruchsvollen, spannenden und außergewöhnlichen Projekten. Für unsere Geschäftsführung suchen wir schnellstmöglich eine zuverlässige, strukturierte und kommunikative Unterstützung, die Freude daran hat, Dinge eigenständig anzupacken und den Büroalltag aktiv mitzugestalten.

Das erwartet dich bei uns:
Im Team mit deiner Kollegin seid ihr die zentrale Anlaufstelle im Büro und sorgt dafür, dass organisatorisch, administrativ und kommunikativ alles rundläuft. Dabei erwartet Dich ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag.

Dein Aufgabenbereich

Projekt- und Finanzcontrolling

• Begleitung bei der Einführung und Betrieb einer Büro Management Software, die auf Architekturbüros spezialisiert ist (Projo o. vergleichbar)


• Unterstützung der Mitarbeiter während Einführung und Betrieb der Software, Überwachung der Abläufe


• Beschäftigung mit der Optimierung des Betriebes der Software in Abstimmung mit dem Software-Entwickler, der Geschäftsführung und den Mitarbeitern.

Büro und Buchhaltung

• Rechnungsstellung, Überwachung von Zahlungseingängen 


• Unterstützung bei der laufenden Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Vorbereitung)


• Unterstützung im Personalbereich (Bearbeitung von Bewerbungen, Vertragswesen, Urlaubsorganisation)


• Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsleitung und dem Steuerbüro zusammen


• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Bestellung Bürobedarf

Empfang und Sekretariat

• Annahme von Telefonaten, Betreuung von Post und E-Mail-Postfächern


• Terminorganisation und Schriftverkehr


• Freundliche Kommunikation nach innen und außen

Dein Profil 

• Eine kaufmännische Ausbildung oder Quereinstieg mit Erfahrung in Büro, Buchhaltung oder Organisation (z. B. Büromanagement, Assistenz, Verwaltung, Social Media)


• Berufserfahrung in der Baubranche (Architektur- oder Ingenieurbüros) ist von Vorteil


• Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen (insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel)


• Sicherer Umgang mit Zahlen und Büroabläufen


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (min. C1)


• Kommunikationsstärke und ein freundliches Auftreten


• Teamfähigkeit

Deine Vorteile bei uns:

• Eine sichere, langfristige Position mit leistungsgerechter Vergütung


• Flexible Arbeitszeiten, perspektivisch Stundenaufstockung möglich


• Offene Kommunikationswege


• Ein motiviertes und leistungsorientiertes Team 


• ein Arbeitsplatz im grünen Innenhof in Flingern


• Persönliche Einarbeitung durch die Kollegen vor Ort


• Diverse Team-Building Aktivitäten


• Fortbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (nur pdf-Dateien) - gerne unter Angabe von Gehaltsvorstellung und zeitlicher Verfügbarkeit an: jobs@konrath-wennemar.de

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