Junior Project Manager Eventi

Junior project manager

OPEN, agenzia con sede a Roma specializzata nell’organizzazione di eventi e nella gestione di servizi di staffing, ricerca un/una Junior project manager con esperienza per una collaborazione professionale, con disponibilità immediata e durata fino al 31 dicembre 2026\.

La persona entrerà in un periodo particolarmente operativo dell’agenzia e affiancherà la direzione nella gestione di commesse già avviate e di nuovi progetti.

Cerchiamo una figura concreta, precisa e affidabile, capace di gestire più attività contemporaneamente, mantenere il controllo delle scadenze e coordinare clienti, fornitori, personale e team interno.

Non si tratta di una posizione di primo impiego. È necessaria un’esperienza precedente in agenzie di eventi, comunicazione, produzione, congressi, servizi di staffing o contesti organizzativi analoghi di almeno 1 anno.

La figura sarà responsabile del coordinamento operativo delle commesse assegnate, dalla raccolta delle informazioni iniziali fino alla chiusura del progetto.

Lavorerà in affiancamento con la direzione, che manterrà la supervisione delle decisioni strategiche, delle negoziazioni economiche e dei progetti a maggiore complessità.

È richiesta autonomia nella gestione delle attività ordinarie, capacità di rispettare tempi e procedure e tempestività nel segnalare problemi, ritardi o informazioni mancanti.

Principali mansioni:

Gestione delle commesse

• Presa in carico delle commesse assegnate


• Raccolta, verifica e organizzazione delle informazioni di progetto


• Predisposizione e compilazione di planning, checklist e scadenziari


• Aggiornamento costante dello stato di avanzamento


• Controllo delle attività aperte e dei relativi responsabili


• Verifica della corretta chiusura di ogni fase del progetto


• Archiviazione ordinata di documenti, preventivi, consuntivi e materiali

Gestione dei clienti

• Gestione delle comunicazioni operative con i clienti


• Partecipazione a call di briefing e allineamento


• Preparazione di recap chiari con decisioni, attività e scadenze


• Raccolta di richieste, modifiche e informazioni integrative


• Aggiornamento periodico del cliente sullo stato delle attività


• Invio di solleciti e richieste di conferma


• Raccolta dei feedback al termine dei servizi


• Segnalazione alla direzione di criticità, variazioni di perimetro o richieste con impatto economico

Preventivi e consuntivi

• Raccolta dei dati necessari alla predisposizione delle offerte


• Elaborazione di preventivi sulla base dei parametri forniti dalla direzione


• Aggiornamento dei preventivi in seguito a modifiche di date, orari, location, servizi o personale


• Verifica della completezza delle voci di costo


• Raccolta e confronto delle quotazioni dei fornitori


• Predisposizione dei consuntivi a conclusione del servizio


• Trasmissione della documentazione approvata


• Raccordo con l’amministrazione per dati di fatturazione, ordini e chiusura delle pratiche


• Follow\-up sulle offerte inviate

Coordinamento del personale

• Raccolta e verifica delle esigenze di staffing


• Coordinamento della ricerca di hostess, steward, modelle, promoter, hair stylist e altre figure professionali


• Verifica delle disponibilità


• Preparazione e invio delle presentazioni dei profili


• Organizzazione di briefing e sessioni di formazione


• Comunicazione di date, orari, location, abbigliamento e istruzioni operative


• Controllo delle conferme e gestione delle eventuali sostituzioni


• Coordinamento delle risorse interne impegnate nella selezione e gestione del personale


• Verifica della corretta raccolta dei dati necessari a contratti e pagamenti

Gestione di fornitori e location

• Ricerca e contatto di fornitori


• Richiesta di preventivi e disponibilità


• Coordinamento con location, catering, service tecnici, allestitori, tipografie e fornitori logistici


• Trasmissione di brief, planimetrie e specifiche operative


• Verifica di tempi di accesso, montaggio, prove e disallestimento


• Confronto tra differenti proposte e soluzioni


• Controllo delle conferme e delle scadenze concordate


• Segnalazione preventiva di variazioni, extra costi o rischi organizzativi

Organizzazione operativa degli eventi

• Programmazione di call, briefing e sopralluoghi


• Preparazione della documentazione operativa


• Verifica di accrediti, accessi, materiali, divise e dotazioni


• Condivisione delle informazioni con tutte le persone coinvolte


• Assistenza nella definizione delle timeline


• Verifica finale dello stato di preparazione


• Supervisione operativa in presenza, quando richiesta e concordata separatamente


• Raccolta dei dati e predisposizione dei report post\-evento

COMPETENZE TECNICHE RICHIESTE

• Esperienza nella gestione operativa di eventi, produzioni o servizi di staffing


• Capacità di elaborare e aggiornare preventivi


• Conoscenza dei principali passaggi organizzativi di un evento


• Capacità di coordinare contemporaneamente clienti, fornitori e personale


• Ottima conoscenza di Google Workspace, in particolare Gmail, Drive, Calendar, Documenti e Fogli


• Ottima attitudine all'utilizzo dell'AI


• Buona capacità di utilizzo di Excel o Google Sheets


• Abitudine a lavorare con gestionali, database e file condivisi


• Capacità di predisporre planning, checklist, report e consuntivi


• Ottima padronanza della lingua italiana scritta e parlata


• Buona conoscenza della lingua inglese


• Precisione nella gestione di dati, nominativi, date, orari e documenti


• Capacità di lavorare contemporaneamente su più commesse

COMPETENZE PERSONALI

• Forte senso di responsabilità


• Precisione e attenzione ai dettagli


• Capacità di stabilire priorità


• Rispetto rigoroso delle scadenze


• Autonomia nell’esecuzione delle attività ordinarie


• Capacità di chiedere indicazioni quando una decisione supera il proprio perimetro


• Attitudine al problem solving


• Capacità di anticipare criticità e ritardi


• Comunicazione professionale con clienti e fornitori


• Capacità di lavorare sotto pressione nei periodi di maggiore attività


• Disponibilità a ricevere indicazioni e correzioni durante la fase iniziale


• Ordine nella gestione dei file e delle informazioni


• Affidabilità nel portare a conclusione le attività assegnate


• Flessibilità in prossimità degli eventi

ESPERIENZA RICHIESTA

È richiesta un’esperienza di almeno 1 o 2 anni in uno o più dei seguenti ambiti:

• agenzie di eventi;


• agenzie di comunicazione;


• organizzazione di congressi;


• produzioni;


• servizi di staffing;


• hospitality;


• gestione di hostess e promoter;


• segreterie organizzative;


• coordinamento operativo di progetti.

Costituiscono elementi preferenziali:

• esperienza nella gestione di clienti aziendali;


• esperienza nella preparazione di preventivi;


• conoscenza di fornitori e location;


• esperienza nella supervisione di eventi;


• conoscenza del territorio di Roma;


• disponibilità a eventuali trasferte;


• possesso di partita IVA già attiva.

MODALITÀ DI INSERIMENTO

Durante il mese di settembre è prevista una fase intensiva di formazione e affiancamento presso la sede di Roma, necessaria per conoscere le procedure dell’agenzia, i clienti e le commesse già in corso.

La formazione sarà progressiva e comprenderà:

• conoscenza delle procedure e degli strumenti di lavoro;


• affiancamento nella gestione delle commesse;


• presa in carico delle attività ordinarie;


• progressiva assegnazione di progetti semplici e ricorrenti;


• successiva gestione autonoma delle attività approvate.

A partire dal mese di ottobre, la collaborazione sarà organizzata in modalità ibrida, con quattro giornate settimanali di coordinamento in sede e una giornate da remoto.

La fascia ordinaria di operatività dell’agenzia è compresa tra le ore 9:00 e le ore 18:00\. È richiesto un presidio regolare delle comunicazioni durante la giornata, il rispetto delle scadenze e una disponibilità tempestiva nella gestione delle urgenze relative alle commesse assegnate.

In prossimità degli eventi potrà essere necessaria una maggiore flessibilità organizzativa.

TIPOLOGIA, DURATA e POSSIBILITA' DELLA COLLABORAZIONE

• Contratto a tempo determinato / Collaborazione / Progetto


• Collaborazione professionale a partita IVA


• Disponibilità immediata


• Durata prevista fino al 31 dicembre 2026


• Sede di riferimento: Roma


• Settembre in presenza


• Da ottobre: quattro giornate in sede e una giornate da remoto


• Auto/motomuniti

COMPENSO

È previsto un compenso secondo seniority a partire da 1\.200 €

Al compenso fisso potranno aggiungersi:

• provvigioni sulle progettazioni sviluppate, secondo criteri concordati e formalizzati;


• rimborso delle spese di trasferta preventivamente autorizzate.

CANDIDATURA

Per candidarsi è necessario inviare il curriculum accompagnato da una breve presentazione contenente:

• una sintesi delle esperienze maturate nell’organizzazione di eventi;


• Aspettative della collaborazione

Saranno prese in considerazione esclusivamente candidature coerenti con il livello di esperienza e con le attività descritte.

Retribuzione: a partire da €1\.200,00 al mese

Domande di preselezione:

• Quanti anni di esperienza hai in questo ambito?


• Quali sono le principali tipologie di progetti e clienti con cui hai lavorato?

Sede di lavoro: Di persona

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