HUDERF - Assistant Administratif pour l'imagerie médicale (h/f/x) - CDD 6 mois/Mission interne- 19h/semaine
19 Juillet 2026
Durée déterminée
Entre 10 et 20 heures par semaine
Sur site
Bruxelles
HUDERF \- Assistant Administratif pour l'imagerie médicale (h/f/x) \- CDD 6 mois/Mission interne\- 19h/semaine
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L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L'H.U.B compte 1\.420 lits d’hospitalisation et plus de 6\.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3\.975 ETP non médicaux. L'H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
Fonction
Vous accueillez, coordonnez et assurez le support administratif
- Vous accueillez, informez et orientez les patients et les professionnels.
- Vous garantissez l’identito\-vigilance.
- Vous gérez les agendas, les plages horaires et participez à l’organisation du programme opératoire.
- Vous préparez les statistiques, les documents et les PV pour les réunions.
- Vous assurez la gestion des mails, des appels, des commandes, du classement et d’autres tâches administratives.
- Vous collaborez avec les autres services de l’hôpital et prenez en charge l’accueil des patients sans rendez\-vous.
- Vous assurez la première ligne téléphonique pour la création, modification et annulation des rendez\-vous.
- Vous posez les questions pertinentes afin de planifier correctement les examens.
- Vous traitez les annulations en dehors des heures d’ouverture et recontactez les patients.
- Vous gérez les listes d’attente et proposez des nouvelles dates.
- Vous fournissez les informations nécessaires aux patients (lieu, coût, préparation…).
- Vous transférez les appels urgents ou complexes et transmettez les messages non urgents selon les procédures.
- Vous veillez au bon usage des outils informatiques et téléphoniques mis à disposition.
- Vous maîtrisez Ultragenda et Qplanner et assurez leur synchronisation.
- Vous participez aux réunions internes/externes liées à la gestion des modules de rendez\-vous.
- Vous formez les autres services à la prise de rendez\-vous en imagerie (notamment IRM).
- Vous recueillez les remarques et plaintes des médecins et proposez des solutions.
- Vous contribuez à l’amélioration continue de l’accueil et de l’organisation des rendez\-vous.
- Vous mettez à jour les procédures Enov relatives à la radiologie.
- Vous enregistrez et désenregistrez les patients.
- Vous gérez le courrier, les fax et les documents divers.
- Vous créez et organisez les supports d’information destinés aux patients.
Profil
- Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études secondaires supérieures ou vous justifiez de 3 ans d’expérience dans le secteur de l'administration.
- Vous maîtrisez les outils informatiques utilisés dans le service : Wish, BDOC, OPERA, Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
- Vous avez une bonne connaissance générale du fonctionnement hospitalier.
- Vous avez une bonne maîtrise de la seconde langue nationale ou vous êtes prêt à l’acquérir (cours internes et prime Selor possible).
- Vous faites preuve de discrétion, rigueur et sens des priorités.
- Vous êtes capable de gérer le stress, de travailler en équipe et de maintenir un accueil chaleureux.
- Vous avez le sens du contact humain et savez répondre aux demandes des patients avec empathie.
Offre
- Un contrat à durée déterminée d'une durée de 6 mois\* \- 19h/semaine
- Des avantages extra légaux :
- Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
- Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
- Une prime annuelle d’attractivité
- Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ brut (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10\)
- 29 jours de congé
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
- Mission Interne possible : pour les candidats déjà salariés de l' H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Modalités d’introduction des candidatures
Veuillez\-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10\).
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