HR & Backoffice Assistenz (m/w/d)

Du bringst Struktur in komplexe Themen, entwickelst klare und praktikable Prozesse und sorgst dafür, dass im Alltag alles zuverlässig funktioniert? Gleichzeitig behältst du auch in dynamischen Situationen den Überblick und findest pragmatische Lösungen? Dann werde Teil unseres Teams und gestalte aktiv unsere interne Organisation mit.

Wir suchen dich als

HR & Backoffice Assistenz (m/w/d)

ab sofort in Teilzeit (20 Std./Woche)

Nach einer umfassenden Einarbeitung übernimmst du eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Backoffice, Geschäftsleitung und operativem Tagesgeschäft.

Dabei wirst du …

• unsere HR- sowie Backoffice-Prozesse koordinieren und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung weiterentwickeln


• Recruiting-Prozesse organisieren und uns aktiv unterstützen, neue Talente für unser Team zu gewinnen


• als interne Ansprechperson für HR-Themen und bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Abstimmung mit externen Partnern agieren


• die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung koordinieren und als Schnittstelle zu externen Dienstleistern fungieren


• interne Events und Kundentermine im Büro vorbereiten


• den Büroalltag aktiv mitgestalten – von Ausstattung über Einkauf bis hin zu reibungslosen Abläufen


• Optional die Rolle als Sicherheitsbeauftragte*r übernehmen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich HR, Betriebswirtschaft oder vergleichbar


• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich HR, Backoffice oder Operations


• Ein ausgeprägtes Gespür für Menschen, Kommunikation und Zusammenarbeit


• Eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise gepaart mit einer pragmatischen "Hands-on“-Mentalität


• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen


• Sicherer Umgang mit gängigen Office Tools und KI-Werkzeugen (z. B. ChatGPT)


• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

• ein umfassender Onboarding-Prozess für einen optimalen Start


• viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzuentwickeln


• Mobiles Arbeiten (60%) und ein modernes Arbeitsumfeld


• ein offenes, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen


• Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Als Pionier und führendes Unternehmen der E-Learning Branche entwickeln wir seit 1998 webbasierte Lösungen für Quali?zierung, Feedback, Kommunikation und Kollaboration. Dabei verbinden wir unsere Lösungen kontinuierlich mit neuen Technologien wie Generative AI und setzen eigene KI-basierte Lernagenten in vielfältigen Projekten ein.

Unser vierzigköp?ges, interdisziplinäres Team arbeitet mitten aus dem Ruhrgebiet für nationale und internationale Unternehmen wie L'Oréal, Ford, Deutsche Börse und Swiss Re – um nur einige zu nennen. Als Adobe Competence Center für Digital Learning Solutions sind wir zudem erster Ansprechpartner rund um Adobe E-Learning Lösungen.

Wie geht es weiter

Wir freuen uns auf deine vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte ausschließlich digital an bewerbung@reflact.com :

• Anschreiben


• Lebenslauf


• Zeugnisse der letzten Berufsstationen und der letzten Ausbildung


• Deine frühstmögliche Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung

Du hast noch Fragen? Sprich uns einfach an: Unser Recruitingteam erreichst du per Mail an bewerbung@reflact.com .

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