Head of Operations (m/w/d)

*OneWave wächst.* Und mit uns wächst die Komplexität: mehr Marken, mehr Märkte, mehr Kunden, mehr Volumen und mehr operative Schnittstellen.

Für unseren nächsten Wachstumsschritt bauen wir den Bereich Operations neu und klarer auf. Dabei suchen wir keinen klassischen Head of Operations mit Fokus auf Lager, Logistik oder Supply Chain. Diese Themen werden bei OneWave separat geführt.

Als Head of Operations verantwortest du die operative Verarbeitungsfähigkeit von OneWave: Auftragsabwicklung, Customer Care \& Claims, Produkt\- und Listingdaten, Preis\- und Konditionspflege in unseren Systemen, Prozessstandards, operative Tools und interne Ablaufqualität.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass Operations nicht über E\-Mail\-Feuerwehr funktioniert, sondern über klare Strukturen, saubere Systeme, eindeutige Verantwortlichkeiten und skalierbare Prozesse.

Du baust einen Bereich auf, der heute funktioniert — und bei weiterem Wachstum noch immer stabil läuft.

Deine Mission

Order \& Customer Operations

• Verantwortung für den gesamten Order\-Management\-Prozess von Auftragseingang bis zur operativen Übergabe in die Auslieferung


• Sicherstellung einer hohen Auftragsqualität, klarer Prüfprozesse und sauberer Auftragsdurchläufe


• Weiterentwicklung von Customer\-Care\- und Claims\-Prozessen


• Aufbau klarer Eskalations\- und Klärfalllogiken


• Einführung von Standards, die operative Rückfragen, Fehlerquellen und manuelle Sonderwege reduzieren


• Enge Abstimmung mit Sales, Key Account Management, Finance und Supply Chain


• Sicherstellung, dass Kundenprozesse verlässlich, nachvollziehbar und skalierbar laufen

Du stellst sicher, dass Produktdaten, Listings sowie freigegebene Preis\- und Konditionsdaten operativ sauber gepflegt, verarbeitet und verfügbar gemacht werden.

• Verantwortung für Produktstammdaten, Produktlistungen und Datenqualität


• Weiterentwicklung von Prozessen rund um Listings, Produktdaten, Preis\- und Konditionspflege


• Sicherstellung klarer Daten\- und Freigabelogiken zwischen Sales, Brand Relations, Finance, Art, Regulatory und IT


• Aufbau einer belastbaren Datenbasis für operative Entscheidungen und Reportings


• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen beim Aufbau von Reporting, Analysen und Prozesskennzahlen


• Sicherstellung, dass Produkt\- und Listingprozesse nicht personenbezogen, sondern über klare Standards steuerbar sind

Du entwickelst unsere operative Systemlandschaft und Prozessstruktur weiter — pragmatisch, skalierbar und mit Blick auf das Tagesgeschäft.

• Steuerung und Weiterentwicklung unserer operativen Systeme, zum Beispiel ERP, WMS\-nahe Schnittstellen, PIM\- oder Listingtools sowie weitere operative Tools


• Aufbau und Pflege von SOPs, Prozessstandards und klaren Verantwortlichkeiten


• Einführung von Owner\-, Input\- und Eskalationslogiken im Unternehmen


• Verbesserung interner Ablaufqualität und Reduktion manueller Sonderprozesse


• Analyse bestehender Prozesse und Ableitung pragmatischer Verbesserungen


• Aufbau von KPIs, Qualitätsstandards und Routinen zur Steuerung der operativen Performance


• Sicherstellung der operativen Readiness bei neuen Marken, Produkten, Listings oder Kundenanforderungen

Diese Rolle ist bewusst nicht als klassische Supply\-Chain\-, Logistik\- oder Warehouse\-Leitung angelegt.

Nicht im Kern dieser Rolle liegen:

• Einkauf und Warenverfügbarkeit


• Procurement


• Import


• Lager\- und Warehouse\-Leistung


• physische Logistiksteuerung


• Product Compliance Readiness


• Markenkommunikation


• kommerzielle Preisentscheidungen


• Kundenstrategie


• Designfreigaben


• rechtliche Bewertungen

Führung \& Bereichsaufbau

• Führung und Entwicklung eines Teams von aktuell 4 Personen


• Aufbau klarer Rollen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten im Team


• Befähigung des Teams, eigenständig und ownership\-orientiert zu arbeiten


• Aufbau einer Feedback\- und Performancekultur mit klaren Zielen


• Entwicklung zukünftiger Lead\-Strukturen innerhalb der Operations\-Teilbereiche


• Schnittstellenführung zu Supply Chain, Sales, Key Account Management, Finance, Brand Relations, Art, Regulatory und IT


• Aktive Gestaltung einer Operations\-Struktur, die mit dem Wachstum von OneWave Schritt hält

• Mehrjährige Erfahrung im Operations Management, idealerweise in B2B\-Handel, Wholesale, Distribution, FMCG, Beauty, Retail, E\-Commerce oder einem Scale\-up\-Umfeld


• Erfahrung mit Order Management, Customer Operations, Claims oder vergleichbaren operativen Kundenprozessen


• Gutes Verständnis für ERP\-Prozesse, operative Systemlogiken und digitale Workflows


• Erfahrung im Aufbau und in der Optimierung von Prozessen, Standards und SOPs


• Verständnis für Produktdaten, Stammdaten, Listings sowie Preis\- und Konditionsdaten


• Erfahrung in der Führung und Entwicklung von Teams


• Fähigkeit, Teams in Ownership zu bringen und klare Verantwortlichkeiten aufzubauen


• Sehr gute Schnittstellenkompetenz und die Fähigkeit, unterschiedliche Fachbereiche sauber miteinander zu verbinden


• Analytisches Denken kombiniert mit Hands\-on\-Mentalität


• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch


• Pragmatische Aufbaukraft: Du bist strukturiert genug für Skalierung, aber nah genug am Tagesgeschäft


• Fließend Deutsch und gutes Englisch

• Erfahrung mit ERP\-Systemen wie xentral, Odoo oder vergleichbaren Systemen


• Erfahrung mit Produktdatenmanagement, PIM\-Systemen oder Retail\-Listingprozessen


• Erfahrung mit Markant m.PIM oder vergleichbaren Listing\-/Datenprozessen


• Erfahrung mit B2B\-Retail\-Kunden, zum Beispiel Drogerie, Beauty Retail, Online\-Retail oder Großkunden


• Erfahrung im Aufbau von KPIs, Prozesskennzahlen und operativen Steuerungsroutinen


• Erfahrung in Wachstumsunternehmen oder Scale\-up\-Strukturen

Weil du hier etwas aufbaust, das wirklich zählt. Operations ist bei OneWave keine Supportfunktion es ist das Fundament, auf dem alles andere steht.

• Gestaltungsfreiheit von Tag 1: Du baust Strukturen, Standards und Routinen, die es in dieser Klarheit noch nicht gibt


• Direkte Wirkung auf das Unternehmenswachstum: Ohne saubere Operations kein skalierbares Wachstum


• Klare Rolle mit klarer Abgrenzung: Du führst Operations, nicht Supply Chain, Lager oder Procurement


• Viel Schnittstellenwirkung: Du verbindest Teams, Systeme und Prozesse im gesamten Unternehmen


• Ein ambitioniertes, interkulturelles Team mit echtem Zusammenhalt


• Klarer Entwicklungspfad innerhalb der OneWave\-Struktur


• Attraktives Gehaltspaket abhängig von Erfahrung und Qualifikation

• Freiraum \& Flexibilität: Bei uns erwarten dich flexible Arbeitszeiten. Nach einer erfolgreichen Einarbeitung wird es perspektivisch auch die Möglichkeit geben, hybrid zu arbeiten.


• Starker Zusammenhalt: Wir sind als Team erfolgreich und legen großen Wert auf ein ehrliches, unterstützendes Miteinander. Bei uns zählt nicht nur Leistung, sondern auch Zusammenhalt.


• Ramen, Snacks \& guter Kaffee: Passend zu unserer K\-Beauty\-Welt darf natürlich ein bisschen Korea\-Feeling nicht fehlen: Unsere Ramen\-Bar steht dir jederzeit offen. Dazu gibt es eine gut gefüllte Snackbar und Kaffee aus unserer Siebträgermaschine. Für Energie zwischendurch ist also gesorgt.


• Weiterbildung \& Entwicklung: Wir fördern dich – ob durch ein Weiterbildungsbudget, neue Verantwortungsbereiche oder echte Karriereperspektiven.


• Flache Hierarchien \& offene Kommunikation: Wir begegnen uns auf Augenhöhe, sprechen offen miteinander und schätzen ehrliches Feedback.


• Mitgestaltung: Bring deine Ideen ein und gestalte unser Wachstum aktiv mit. Bei uns kannst du wirklich etwas bewegen.


• Abwechslung \& Spaß: Dich erwarten vielseitige Aufgaben, spannende Themen und ein Arbeitsumfeld, in dem Spaß nicht zu kurz kommt. Wir lachen gerne – und finden, dass Arbeit auch Freude machen darf.


• K\-Beauty\-Vorteile: Du profitierst von starken Vergünstigungen auf unsere K\-Beauty\-Produkte. Und das Beste: Du sitzt direkt an der Quelle und kannst dich von erfahrenen Kosmetikerinnen und Kosmetikern beraten lassen, welche Produkte wirklich zu deiner Haut passen.


• Entspannte Anfahrt \& gutes Ankommen: Unser Office liegt in einer ruhigen Umgebung mit angenehmer Erreichbarkeit, wenig Stress auf dem Arbeitsweg und ohne Parkplatzprobleme. Wenn du Wert auf eine entspannte Anfahrt legst, bist du bei uns genau richtig.

OneWave GmbH ist seit 2016 einer der führenden K\-Beauty\-Distributoren in Europa. Von unserem Hauptsitz in Sulzbach aus bringen wir die innovativsten Marken aus Korea in den europäischen Handel — in den Bereichen Skincare, Make\-Up, Beauty\-Tech und Lifestyle.

*Unser Ziel: der führende K\-Beauty\-Distributor Europas. \#jointhewave*

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Gehalt: ab 70\.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

• Firmenevents


• Firmenhandy


• Firmenwagen


• Flexible Arbeitszeiten


• Gleitzeit


• Kostenlose Getränke


• Kostenloser Parkplatz


• Mitarbeiter\-Rabatt


• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

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