Gestionnaire administrative et pédagogique pour l'ED SHS H/F

À propos de nous

Composant une des trois directions de la Direction Générale Déléguée à la Recherche et la Valorisation, la Direction d’Appui à la Recherche de l’Université de Lille compte 40 personnels. Son périmètre d’activités s’articule autour de deux pôles : A : Pôle d’accompagnement des structures de recherche (SR) réparti en 3 services : \- Partenariats, structures, éthique de la recherche \- Plateformes technologiques \- Pilotages des moyens financiers de la recherche B : Pôle de suivi doctoral réparti comme suit : \- Affaires doctorales \- Collège doctoral \- 7 écoles doctorales (dites écoles graduées) Concrètement la Direction d'Appui à la Recherche assure au quotidien un accompagnement financier des 150 SR de l’université (suivi \& élaboration budgétaire, conseil et soutien, mise à disposition des enveloppes, suivi de projets, bilans, …), l’appui et suivi des SR en matière règlementaire (règlements intérieurs, éthique en recherche, …), l’accompagnement qualité (labellisation, l’élaboration de procédures certifications, …) et le suivi doctoral (inscriptions, formation, professionnalisation, formation des encadrants, …). Elle concourt aux indicateurs de la recherche, le pilotage, l’évaluation des SR et les relations avec les autres tutelles. Elle promeut l’organisation et le suivi d’appels à soutien internes dans le cadre de la politique scientifique de l’établissement.

Située aux marches de l’Europe du Nord, entre Paris, Londres, Bruxelles et Cologne, l’École doctorale Sciences de l’Homme et de la Société n°473 est membre du Collège Doctoral de l’Université Lille Nord de France. En collaboration avec la Maison européenne des sciences de l’homme et de la société (MESHS), elle offre une formation exigeante tant disciplinaire qu’interdisciplinaire dans le domaine des Sciences Humaines et Sociales (SHS), soutient les initiatives de ses doctorants et apporte tous ses soins à leur devenir professionnel et à leur implication au service de la société. L’ED SHS compte environ 500 doctorants, 10 laboratoires de recherche régionaux, 207 directeurs de recherche et a un taux d’insertion professionnelle de 96 %.

Mission

Direction Générale déléguée à la recherche et à la valorisation \- Direction appui à la recherche

EG/ED SHS n°473 \- Site Pont de Bois \- Maison de la Recherche

Temps plein.

️ Catégorie B

MISSIONS

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des études doctorales


• Assurer le suivi du doctorant dans le cadre de sa formation doctorale

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des doctorants : renseigner, orienter et rédiger divers courriers (attestations. etc ).


• Assurer la gestion des candidatures annuelles en doctorat et des réinscriptions en lien avec les laboratoires (suivi des dossiers dans l'application de gestion ADUM, préparation des tableaux pour les délibérations du conseil de l'école doctorale, envoi des courriers, saisie de laissez\-passer pour réinscription, classement et archivage. etc ).


• Assurer la communication vers les doctorants, les laboratoires et l’établissement partenaire ENSAPL: création et envoi de la lettre d'information, affichage,création d'affiches et livret de rentrée pour les doctorants.


• Informer les doctorants sur la formation doctorale: réunion de rentrée, prise de rendez\-vous, diffusion par divers supports.


• Enregistrer et valider les formations via ADUM.


• Assurer le suivi individuel de la formation doctorale.


• Faire un suivi des inscriptions administratives en cours d’année en coopération avec le service des Affaires doctorales : relancer et radier les doctorants non inscrits.


• Faire un suivi des abandons.


• Aider à la mise à jour du site internet de l'EG/ED et à son amélioration.


• Aider au suivi des indicateurs de l'école doctorale.


• Assurer la cellule d’écoute des doctorants « Mal à la thèse ».


• Référent.e handicap.

Profil

Savoirs

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.


• Connaissance de l'Université et du milieu universitaire.

• Savoir utiliser les plateformes dédiées à la gestion pédagogique et administrative du doctorat (APOGÉE, ADUM).


• Savoir planifier son activité.


• Savoir informer et rendre compte.


• Savoir communiquer.


• Respecter les procédures.


• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.


• Avoir des compétences rédactionnelles et de synthèse.

• Avoir de la rigueur.


• Avoir le sens de l'organisation.


• Être réactif.


• Savoir travailler en équipe.


• Savoir s'adapter à son interlocuteur.


• Avoir une grande capacité d’écoute.

• Bac minimum exigé pour les agents contractuels.


• Expérience en gestion administrative souhaitée.


• Une bonne connaissance de l'anglais serait un plus.

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

Date limite de dépôt des candidatures : 11 octobre 2026

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