Gestionnaire administratif Back Office (H/F)
À propos de nous
FATEC est une société qui œuvre pour une mobilité responsable en visant le bien commun. Indépendant des loueurs, constructeurs et réseaux d'entretien, FATEC offre à ses clients une gestion complète et efficace de leur flotte de véhicules, quel que soit leur type. Avec une expertise inégalée, une connaissance approfondie de ses marchés, une croissance durable et dynamique, une transformation numérique en constante évolution et des équipes talentueuses composées de 280 Femmes et Hommes déterminés, FATEC a reçu les labels Emplitude et Great Place to Work en reconnaissance de son environnement de travail agréable.
Mission
Au sein de la Direction des Opérations de Gestion, le service back Office vient en support des gestionnaires de parc en externalisation. Ce service traite les amendes, les restitutions, les mises à disposition, la fiscalité. Au sein de ce service, le ou la gestionnaire administratif/tive a pour missions de :
Mission 1 : Gérer des cartes carburants
o Création, renouvellement, duplicata, opposition, expédition des cartes…
Mission 2 : Gérer des cartes vertes
o Au fil de l’eau, lors des mises à a route et en masse lors des campagnes de renouvellement annuelles
Mission 3 : Gérer les ventes
o De véhicules tous clients via nos partenaires : fixer la Valeur de revente minimale acceptée
Mission 4 : Gérer les demandes de duplicatas des cartes grises pour tous nos clients
o Suivi des dossiers cartes grises et bien remplir les tableaux.
Mission 5 : Envoyer les courriers administratifs et commander les vignettes CRIT’air
o Assurer un suivi et effectuer des relances
Mission 6 : FRE – Analyser les frais de restitution
o Réclamer les PV (Macadam, Dekra …), rapport d’expertise, facture loueur
o Assurer le suivi des réceptions de PV et faire les relances si besoin
o Monter le dossier complet et l'envoyer à la technique pour Analyses
o Assurer le suivi des infos et données sur le tableau pour permettre un bilan des économies préconisées
o Transférer le dossier au client avec le rapport d’analyse de FATEC
Mission 7 : PRE CONTROLE : anticiper les frais de restitution
o Informer les collaborateurs 2 mois avant la livraison de leur nouveau véhicule pour les inciter à prendre les rendez\-vous avec les garages afin d’établir des devis
o Assurer le suivi de la réception du devis et des photos et transmettre le dossier pour analyse au service technique
o Le service technique nous transmet ses conclusions sur le bienfondé de réaliser les réparations ou pas et nous fait ses préconisations : réparation utile ; à quel coût, prise en charge assurance …
o Faire un retour au client pour prise de décision et à la suite donner
o Suivi des réparations avec le Client, Garage et Assurance
Mission 8 : Facturation
o Facturation manuelle des honoraires de gestion.
o Facturations diverses de fournisseurs
o Facturation des vignettes CRIT AIR.
o Facturation cartes grises, revente à l’acte
Mission 9 : Gestion des mises à disposition et restitutions
Lorsqu’un véhicule est livrable et arrive au garage :
o Commander les cartes carburant, vignettes Crit’air, cartes verte…
o Constituer la pochette conducteur
o Indiquer au collaborateur la marche à suivre pour prendre possession de son véhicule et restituer son véhicule précèdent
o Suivre et relancer si besoin pour obtenir les PV de livraison et de Restitution pour permettre la mise à jour de nos bases et permettre une facturation conforme auprès de nos clients
o Maintenir la base de connaissance commune à jour
Mission 10 : Gestion des sinistres
o Collecter et centraliser les éléments nécessaires à l’ouverture d’un dossier de sinistre
o Envoyer les éléments au courtier ou à l’assureur désigné par le client
Profil
Formations et expériences :
o Une Formation administrative ou gestion (type BTS), complétée par une expérience en gestion et relation client sera utile.
Compétences et qualités requises
o Une connaissance ou un intérêt pour le secteur automobile
o Une aisance avec les outils informatiques
o Une rigueur administrative
o Un vrai sens du Client y compris client interne
o Un goût pour le travail en équipe
o Capacité d’adaptation et curiosité : travaillant pour tous les clients de l’entreprises, vous savez chercher et trouver les informations pour chaque cas (base de connaissances)
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