Executive Assistant

Wie Wij Zijn

GUT is een agency voor merken met lef. Als onafhankelijke agency hebben we kantoren in de VS, Amsterdam, Argentinië, Brazilië, Canada, Azië, Colombia en Mexico. We geloven in lef, transparantie en vooral intuïtie.

We zijn trotse advertising nerds met een passie voor reclame, marketing en communicatie. Elke dag staan we op met één doel: de wereld inspireren om hun intuïtie te volgen. Daarom zeggen we: \#NoGutNoGlory.

Een Gutsy Zijn

Onze cultuur is wat ons onderscheidt, en cultuur wordt gemaakt door mensen. Een echte Gutsy zijn betekent handelen met lef, transparantie en vertrouwen op je intuïtie. Die waarden vertaal je niet alleen naar je eigen werk, maar ook naar de samenwerking met je team. Vanaf het moment dat je bij GUT Amsterdam start, ben je een ambassadeur van het GUT\-merk en draag je actief bij aan onze cultuur en manier van werken.

Rolbeschrijving

We zoeken een energieke, extreem georganiseerde en cultureel scherpe Executive Assistant (EA) om ons executive leadership team te ondersteunen. In een snel bewegend creative agency is geen dag hetzelfde. Je beheert niet alleen agenda’s; je bent de ultieme gatekeeper, een sterke verbinder en de operationele motor die ervoor zorgt dat onze creatievelingen zich volledig kunnen richten op het winnen van pitches en het maken van bekroond werk met lef.

De ideale kandidaat floreert in dynamiek, blijft rustig onder strakke deadlines en beschikt over het emotionele inzicht om soepel te navigeren in een levendige, persoonlijkheid gedreven creatieve omgeving

Belangrijkste Verantwoordelijkheden

Ondersteuning van het leadership team en Agendabeheer

• Beheer complexe, voortdurend veranderende agenda’s voor het leadership, waarbij je een evenwicht vindt tussen de behoeften van interne teams en klantafspraken, en deze afstemt op de internationale planning.


• Anticipeer op conflicten en los planningsproblemen proactief op voordat ze de workflow verstoren.


• Zorg voor een naadloze coördinatie van de logistiek rond binnenlandse en internationale reizen, inclusief vluchten, hotels, vervoer ter plaatse en gedetailleerde reisplannen.

De “Culture \& Logistics” Gatekeeper

• Je fungeert als het centrale aanspreekpunt voor interne teams, high\-profile klanten en externe partners en vertegenwoordigt de agency met professionaliteit, scherpte en gevoel voor context.


• Je screent en prioriteert inkomende verzoeken, e\-mails en telefoontjes en zorgt ervoor dat urgente zaken direct worden opgepakt en doorgezet.


• Je verwelkomt klanten, en plant en coördineert agency events, team diners en creatieve workshops die bijdragen aan onze cultuur en energie.


• Je organiseert de wekelijkse bestellingen voor het kantoor, van boodschappen tot kantoorbenodigdheden, en zorgt dat alles soepel blijft draaien.

Onkosten\- en Administratiebeheer

• Verwerk maandelijkse onkosten declaraties van leidinggevenden en zakelijke creditcards met uiterste nauwkeurigheid.


• Ga uiterst vertrouwelijk om met vertrouwelijke informatie over de agency, medewerkers en klanten.

Vereisten en Kwalificaties

• Ervaring: je hebt minimaal 3 jaar ervaring als Executive Assistant, administratief medewerker of projectcoördinator – bij voorkeur bij een agency, PR\-bureau, entertainmentbedrijf of een vergelijkbare creatieve sector.


• Technische vaardigheden: je hebt ervaring met Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Slides) en MS Office. Bekendheid met projectmanagementtools (Slack, Asana, Monday.com) en presentatiesoftware (Keynote, PowerPoint) is een good to have.


• Flexibiliteit: Je schakelt moeiteloos tussen prioriteiten wanneer last\-minute vragen of veranderingen in de planning de dag ineens volledig omgooien.


• Communicatie: Je beschikt over sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Engels, onze voertaal binnen de agency. Daarnaast is Nederlands zeer gewenst voor deze rol. Je weet helder en professioneel te communiceren met klanten, leveranciers en collega’s.


• Stressbestendig \& sociaal sterk: De creatieve wereld kan intens en dynamisch zijn. Je voelt situaties goed aan, weet soepel om te gaan met verschillende persoonlijkheden en blijft rustig en scherp onder druk.

Waarom Werken Bij GUT

• De cultuur: We werken hard, schakelen snel en houden van creativiteit met impact, zonder onszelf al te serieus te nemen. Verwacht een inspirerende, collaboratieve en hondvriendelijke werkomgeving vol energie en ideeën.


• De arbeidsvoorwaarden: Een startsalaris rond de €55\.000 per jaar op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring, plus ruime vakantiedagen en fijne extra’s zoals gratis snacks, teamborrels en andere perks.


• De impact: Je zit dicht op het creatieve en strategische proces waarmee merken worden gebouwd en krijgt volop ruimte om mee vorm te geven aan de cultuur en dagelijkse dynamiek van de agency.

Salaris: Vanaf €55\.000,00 per jaar

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten


• Extra vakantiedagen


• Vrijdagmiddagborrel

Ervaring:

• Executive support: 3 jaar (Vereist)

Taal:

• Engels (Vereist)

Toestemming om in Nederland te werken:

• Nederland (Gewenst)

Werklocatie: Hybride werken in 1017 Amsterdam Centrum

Deze vacature komt van indeed. Originele vacature bekijken ↗