Customer Service & Delivery Coordinator
Taakomschrijving – Customer Service \& Delivery Coordinator
Doel van de functie
De Customer Service \& Delivery Coordinator is verantwoordelijk voor de gestructureerde opvolging van onderdelen, serviceprocessen, Tappr/DST\-data en de tijdige levering van fietsen aan distributeurs en dealers.
De functie zorgt ervoor dat nieuwe gamma’s operationeel klaar zijn vóór lancering, dat onderdelen tijdig beschikbaar zijn, dat distributeurs correct geïnformeerd worden en dat leveringen van Granville en Urban Jungle consequent worden opgevolgd van bestelling tot facturatie.
Deze rol vraagt geen complexe strategische beslissingen, maar wel veel discipline, structuur, nauwkeurigheid en consequente opvolging.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
1\. Serviceprogramma onderdelen
Bij de lancering van elk nieuw gamma coördineert deze persoon het volledige proces rond serviceonderdelen.
Taken:
- Identificeren welke onderdelen deel uitmaken van het serviceprogramma voor het nieuwe gamma.
- Per onderdeel een overzicht maken van de gemiddelde levertermijn.
- Dit overzicht delen met distributeurs en input verzamelen over welke onderdelen zij willen bestellen en in welke aantallen.
- Voor Urban Jungle België zelf de distributie en opvolging opnemen.
- Zorgen dat onderdelen tijdig besteld worden en beschikbaar zijn bij de lancering van het nieuwe gamma.
- Organiseren dat onderdelen naar distributeurs worden verstuurd.
- Zorgen dat onderdelen correct en tijdig gefactureerd worden.
- Servicecases en productiefouten inventariseren en ervoor zorgen dat de juiste facturen of creditnota’s worden uitgestuurd.
- Extra bestellingen van distributeurs correct verwerken, opvolgen en afhandelen.
De Service \& Delivery Coordinator zorgt ervoor dat alle nodige data en documenten vóór de lancering van een nieuw gamma volledig en correct beschikbaar zijn.
Taken:
- Eén maand vóór lancering controleren dat DST en Tappr volledig in orde zijn.
- Finale BOM’s tijdig verzamelen.
- Correcte foto’s verzamelen en aanleveren.
- BOM’s en foto’s tijdig doorsturen naar Tappr.
- Opvolgen tot de data correct verwerkt en bruikbaar zijn.
- Interne en externe stakeholders informeren indien informatie ontbreekt of vertraging oploopt.
Deze persoon coördineert de operationele opvolging van de drie jaarlijkse orderwaves voor Granville en Urban Jungle.
Taken:
- Distributeurs tijdig informeren over de planning van de drie orderwaves.
- Duidelijke deadlines communiceren voor finale bestellingen.
- Reminders sturen wanneer deadlines naderen.
- Opvolgen of distributeurs hun finale bestellingen tijdig doorgeven.
- Opvolgen of het voorschot van 20% ontvangen is, tenzij er per distributeur een goedgekeurde uitzondering geldt.
- De bestelling pas als definitief beschouwen na ontvangst van de finale bestelling en het voorschot.
- Cross en Wuxi officieel informeren over de finale bestellingen.
- Maandelijkse opvolging organiseren met Cross en Wuxi over productie en levering.
- Opvolgen of productie en levering op schema zitten.
- Risico’s, vertragingen en oorzaken tijdig identificeren.
- Acties afstemmen om de geplande timing alsnog te halen.
- Distributeurs tijdig en transparant informeren bij wijzigingen tegenover het oorspronkelijke plan.
- Eén maand vóór levering streven naar een bevestigd leveringsplan van Cross en Wuxi.
- Distributeurs informeren over timing, volumes en eventuele deelzendingen.
Bij aankomst van fietsen in Kortenberg, of bij rechtstreekse levering aan distributeurs, zorgt deze persoon voor een duidelijke interne planning.
Taken:
- Magazijniers tijdig informeren over aankomende leveringen.
- Duidelijk aangeven welke fietsen op stock blijven.
- Duidelijk aangeven welke fietsen gecontroleerd moeten worden.
- Duidelijk aangeven welke fietsen onmiddellijk naar distributeurs moeten doorstromen.
- Spot checks organiseren bij ontvangst:
- zitten de juiste fietsen in de juiste dozen;
- kloppen model, kleur en maat;
- is er geen lakschade of transportschade;
- zijn labels, barcodes en documenten correct.
- Transport naar distributeurs tijdig regelen.
- Uitlevering actief opvolgen.
- Na levering zorgen dat facturen correct en tijdig worden uitgestuurd.
- Opvolgen tot elke levering volledig administratief en operationeel afgehandeld is.
Deze persoon is het eerste aanspreekpunt voor distributeurs en Belgische dealers voor praktische vragen rond service, onderdelen en leveringen.
Taken:
- Telefonische vragen van distributeurs en Belgische dealers beantwoorden.
- Vragen rond levering, timing, onderdelen en service opvolgen.
- Interne informatie verzamelen waar nodig.
- Duidelijk terugkoppelen naar de distributeur of dealer.
- Openstaande vragen bijhouden tot ze volledig opgelost zijn.
- Escaleren wanneer een beslissing nodig is van sales, management, aankoop of finance.
We zoeken iemand die sterk is in opvolging, structuur en communicatie. De ideale kandidaat is operationeel ingesteld, werkt nauwkeurig en houdt ervan om processen onder controle te krijgen.
Belangrijke eigenschappen:
- Zeer gestructureerd en nauwkeurig.
- Sterk in opvolging en reminders.
- Communiceert duidelijk met distributeurs, leveranciers en interne teams.
- Kan overzicht houden over meerdere deadlines tegelijk.
- Is praktisch ingesteld en neemt ownership.
- Durft leveranciers en distributeurs actief opvolgen.
- Werkt graag met lijsten, planningen en duidelijke actiepunten.
- Begrijpt het belang van correcte data, leverbetrouwbaarheid en tijdige facturatie.
- Is servicegericht naar dealers en distributeurs.
- Kan problemen tijdig signaleren en escaleren.
- Ervaring in orderopvolging, customer service, supply chain, logistiek of aftersales.
- Ervaring met distributeurs, dealers of B2B\-klanten is een plus.
- Ervaring met fietsen, e\-bikes of technische producten is een plus, maar geen absolute vereiste.
- Vlot Nederlands en Engels. Frans is een plus.
- Goede kennis van Excel en administratieve systemen.
Voordelen:
- Hospitalisatieverzekering
- Vergoeding onkosten zakenreis
Cette annonce provient de indeed. Voir l'annonce originale ↗