Commercial Administrator

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering \& construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology \& Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Role Overview

The Commercial Administrator supports the Commercial Team in delivering effective commercial control across projects, ensuring all processes are organized, traceable, compliant, and aligned with Mercury procedures.

Working closely with Quantity Surveyors (QS), Commercial Leads, and Commercial Managers, this role is critical in managing commercial documentation, procurement administration, financial tracking, and reporting, particularly in fast\-paced data centre environments.

Key Responsibilities of the Role:

Commercial Administration \& Compliance

• Maintain structured and up\-to\-date commercial documentation and filing systems


• Control and track contracts, subcontracts, LOIs, POs, and change orders


• Manage commercial trackers (variations, subcontracts, procurement logs, payments)


• Maintain and track Authority Matrix approvals

• Support QS and Commercial Managers with daily commercial activities


• Prepare documentation for valuations, cost reports, and commercial submissions


• Compile supporting documentation for variations and claims


• Assist with commercial reporting (cashflow, commitments, cost tracking)

• Support procurement processes, including requisitions and purchase orders


• Track and manage tender enquiries, PQQs, and submissions


• Assist with tender reviews, RFIs, cost estimates, and commercial submissions


• Participate in procurement reviews and ensure compliance with procedures

• Support subcontract administration (contracts, bonds, insurances, compliance)


• Track invoices, payment certificates, and approval workflows


• Monitor payments and support resolution of delays


• Assist with invoice reconciliation and subcontract balances

• Maintain variation registers and track status (submitted, approved, pending, etc.)


• Support preparation of variation submissions and backup documentation

• Assist with commitments tracking and PO control


• Contribute to invoice tracking, GRNs, and financial reporting

• Liaise with internal teams (Procurement, Finance, Site, Planning, PM)


• Support project delivery in line with Mercury standards and processes

• 2–3 years’ experience in Commercial/Procurement/Project Administration


• Strong administrative and organisational background


• Advanced Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)


• ERP systems experience (SAP preferred)


• Understanding of commercial/project processes and documentation


• Strong attention to detail and organisation


• Ability to prioritise and work under pressure


• Effective communication and interpersonal skills


• High standard of work quality and presentation

Administrador mercantil, Madrid

Mercury es el líder europeo en soluciones para la construcción.

Diseñamos y gestionamos proyectos complejos de ingeniería y construcción para las corporaciones líderes a nivel mundial. Nuestras soluciones ayudan a ofrecer tecnologías y avances transformadores que conectan a personas, comunidades y empresas, dándoles el poder de lograr cosas increíbles. Nuestra gente tiene el coraje de ser innovadora. Su determinación y su gran capacidad de concentración nos permiten cumplir con certeza, una y otra vez.

Hacemos realidad las visiones de nuestros clientes mediante soluciones de construcción de vanguardia en múltiples sectores, entre los que se incluyen: centros de datos empresariales, tecnología avanzada y ciencias de la vida, centros de datos a hiperescala y protección contra incendios.

En Mercury, es nuestro deber alentar y apoyar a nuestra gente para que hagan realidad su visión de sí mismos. Los situamos en el centro de nuestra actividad, ofreciéndoles oportunidades estimulantes para desarrollarse dentro de un gran equipo, en un entorno de apoyo que les permite alcanzar su máximo potencial.

Descripción general del puesto:

El administrador comercial presta apoyo al equipo comercial para lograr un control comercial eficaz en todos los proyectos, garantizando que todos los procesos estén organizados, sean rastreables, cumplan con la normativa y estén alineados con los procedimientos de Mercury.

Este puesto, que implica una estrecha colaboración con los tasadores de obras, los responsables comerciales y los gerentes comerciales, es fundamental para la gestión de la documentación comercial, la administración de las compras, el seguimiento financiero y la elaboración de informes, especialmente en entornos de centros de datos de ritmo acelerado.

Principales responsabilidades del puesto:

Administración comercial y cumplimiento normativo

• Mantener la documentación comercial y los sistemas de archivo estructurados y actualizados.


• Controlar y realizar el seguimiento de contratos, subcontratos, cartas de intención, órdenes de compra y órdenes de cambio.


• Gestionar el seguimiento comercial (variaciones, subcontratos, registros de adquisiciones, pagos).


• Mantener y realizar el seguimiento de las aprobaciones de la Matriz de Autoridad.

• Apoyar a los gerentes de control de calidad y comerciales en las actividades comerciales diarias.


• Preparar la documentación para valoraciones, informes de costes y presentaciones comerciales.


• Recopile la documentación justificativa para las variaciones y reclamaciones.


• Colaborar en la elaboración de informes comerciales (flujo de caja, compromisos, seguimiento de costes).

• Apoyar los procesos de adquisición, incluidas las solicitudes y las órdenes de compra.


• Realizar el seguimiento y la gestión de las consultas sobre licitaciones, los cuestionarios de precalificación y las presentaciones.


• Colaborar en la revisión de licitaciones, solicitudes de información, estimaciones de costos y presentaciones comerciales.


• Participar en las revisiones de adquisiciones y garantizar el cumplimiento de los procedimientos.

• Apoyo en la administración de subcontratos (contratos, fianzas, seguros, cumplimiento normativo).


• Realizar un seguimiento de las facturas, los certificados de pago y los flujos de trabajo de aprobación.


• Supervisar los pagos y ayudar a resolver los retrasos.


• Ayudar con la conciliación de facturas y saldos de subcontratos.

• Mantener registros de variaciones y realizar un seguimiento de su estado (enviado, aprobado, pendiente, etc.).


• Apoyo en la preparación de solicitudes de modificación y documentación de respaldo.

• Ayudar con el seguimiento de los compromisos y el control de las órdenes de compra.


• Contribuir al seguimiento de facturas, albaranes de recepción de mercancías y elaboración de informes financieros.

• Colaborar con los equipos internos (Compras, Finanzas, Obra, Planificación, Gestión de Proyectos).


• Apoyar la ejecución del proyecto de acuerdo con los estándares y procesos de Mercury.

• Experiencia de 2 a 3 años en administración comercial, de adquisiciones o de proyectos.


• Sólida experiencia administrativa y organizativa.


• Microsoft Office avanzado (Excel, Word, Outlook)


• Experiencia con sistemas ERP (se prefiere SAP)


• Comprensión de los procesos y la documentación comerciales/de proyectos.


• Gran atención al detalle y capacidad de organización.


• Capacidad para priorizar y trabajar bajo presión.


• Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales


• Alto nivel de calidad y presentación del trabajo.

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