CHARGE D’ADMINISTRATION (H/F)

SITUATION DU POSTE

Dans la structure : membre d’une équipe de 4 personnes.

En collaboration avec la responsable administrative et financière, le trésorier et l’expert\-comptable

CONDITIONS

Contrat CDI à temps partiel 80%
Salaire : Convention IDCC 1285 Groupe 5 (échelon selon expérience)
Mutuelle santé, abonnement transport pris en charge à 50%, titres restaurants
Date limite de candidature : 14 juillet 2026
Entretiens semaine du 27 juillet à Aix\-en\-Provence
Date de prise de poste souhaitée : au plus tard le lundi 24 août 2026

PRESENTATION DE LA STRUCTURE

Créé en 2014, le collectif COFEES rassemble 43 structures culturelles parmi les plus emblématiques de la région Sud Provence\-Alpes\-Côte d’Azur, unies autour d’une initiative inédite. Ensemble, elles proposent des actions innovantes et concrètes en matière environnementale et sociétale, en adaptant les principes de la Responsabilité Sociétale des Entreprises et des Organisations à leurs activités (norme RSE ISO 26000\).

Le poste à pourvoir est proposé dans le cadre d’un développement de l’activité de l’association.

DESCRIPTION DU POSTE

*Mission 1 : Gestion administrative, juridique et financière* *(75%)*
Animation de la gouvernance :
\- Organisation des réunions du bureau, du CA, et de l’AG (préparation des rapports, convocations, émargements, rédaction des PV...)
\- Gestion et suivi des adhésions
Gestion financière :
\- Suivis comptable et budgétaire de l’activité
\- Facturations, négociations des devis, rédaction de supports contractuels, mise en paiement, établissement de factures, contrôle de la trésorerie
\- Recherche de financements publics et privés (veille sur les dispositifs, les appels à projets, rédaction d’argumentaires, complétude des dossiers, relances, prospections, rédaction des rapports d’activités…)
Gestion administrative :
\- Suivis administratif, juridique et social (déclarations diverses, conventionnements, partenariats, secrétariat…)
\- Gestion RH : coordination de la paie avec l’expert\-comptable, relations aux organismes sociaux (médecine du travail, URSAFF, mutuelle…), suivi des formations, gestion des titres restaurants, frais de mission…

*Mission 2 : Logistique* *(25%)*
\- Recherche de lieux, prestataires et partenaires pour les activités du collectif
\- Sur les évènements et réunions de gouvernance, gestion des participants et intervenants : inscriptions, accueil, réservation d’hébergement
\- Gestion du fonctionnement des locaux de l’association : organisation, matériels, relations bailleur, assurances, divers abonnements
\- Gestion des matériels mis à disposition des membres (gilets vibrants…)

Précisions sur le poste

Ce poste comporte essentiellement du travail de bureau (open space de 4 personnes), nécessitant concentration, position assise prolongée (sur ordinateur et par téléphone).
Il ne nécessite pas de permis de conduire ni de véhicule personnel.
Les bureaux sont accessibles en transports en commun (arrêt de bus à moins de 100 mètres), ils sont situés en 1er étage avec ascenseur mais quelques marches sont à monter.
Les candidatures de personnes avec RQTH seront étudiées avec attention.

Compétences et qualités

Le candidat (H/F) doit disposer d’une connaissance solide des logiques de comptabilité et de gestion budgétaire. Il/elle a une parfaite maîtrise des outils bureautiques courants et une expertise approfondie d’Excel. Il/elle doit impérativement faire preuve de très bonne qualités rédactionnelles.

Une première expérience similaire de deux ans minimum dans une association est souhaitée, avec un enjeu fort sur la recherche de financements notamment privés.

En termes de savoir\-être, il est attendu une très forte aptitude à s’organiser, gérer le temps, hiérarchiser les priorités. La personne recrutée devra être force de propositions, rigoureuse et autonome dans la gestion de ses missions. Elle disposera également d’une bonne aisance relationnelle.

SEULES LES CANDIDATURES COMPORTANT UN CV ET UNE LETTRE DE MOTIVATION SERONT PRISES EN COMPTE.

SANS RETOUR DE NOTRE PART APRES LE 5 AOUT, MERCI DE CONSIDERER QUE VOTRE CANDIDATURE N'A PAS ETE RETENUE.

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Avantages 

• Prise en charge du transport quotidien

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