Candidate Experience & Operations Associate (m/w/d)

Du bist der menschliche Kern eines KI\-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/\-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen.

Aufgaben
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People \& Prozess

• Koordination und Vor\-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/\-innen und Kliniken


• Begleitung und Logistik von Hospitationen


• Kommunikation mit Ärzten/\-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess


• Onboarding\-Begleitung platzierter Ärzte/\-innen in den ersten 6 Monaten am Standort


• Pflege der Kandidaten/\-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt

• Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot\-Workflows)


• Integration von KI\-Tools (Claude) in Kandidaten\- und Klinik\-Kommunikation


• Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen


• Mitgestaltung des Tech\-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable)

Must\-have

• 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt


• Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst


• Ergebnis\- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität


• Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten


• Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools


• Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1\+)


• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement

• Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools


• Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM


• Hintergrund im Gesundheits\-, Medizin\- oder stark regulierten Umfeld


• Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil

• Echte Mitgestaltung einer KI\-Plattform von Anfang an


• Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team


• Moderner Tech\-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot)


• Flexible Arbeitsgestaltung

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