Büroverwaltung / Sekretariat (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit – Werde Teil unseres Teams!

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen Themen den Überblick und möchtest in einem kreativen Architekturbüro Verantwortung übernehmen? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Wir suchen eine engagierte Person, die unsere Geschäftsführung, Büroleitung und Projektteams im Büroalltag unterstützt und als zentrale Schnittstelle für Mitarbeitende, Bauherren, Behörden und externe Partner agiert. Der Arbeitsort ist vorzugsweise unser Standort in Lüdinghausen, alternativ ist auch Dortmund möglich.

Was Dich erwartet:

• Du koordinierst Termine, Telefonate, E\-Mails, Post, Besprechungen und den Austausch zwischen unseren Standorten. Außerdem sorgst du für klare Ablage\- und Dokumentenstrukturen — digital und analog.


• Du unterstützt uns bei VgV\-Verfahren und öffentlichen Vergabeprozessen: von der Ausschreibungsrecherche über die Zusammenstellung von Bewerbungsunterlagen bis zur fristgerechten Abgabe auf Vergabeplattformen.


• Du bereitest Verträge, Schriftverkehr, Protokolle und projektbezogene Unterlagen vor und pflegst unsere Projektakten und Stammdaten.


• Du unterstützt bei vorbereitender Buchhaltung, Rechnungen, Stundenerfassung sowie bei Bewerbungs\- und Eingliederungsprozessen von neuen Mitarbeitenden.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation


• Erfahrung im Sekretariat, in der Büroverwaltung oder Assistenz, idealerweise im Architektur\-, Ingenieur\- oder Planungsumfeld


• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Eigeninitiative


• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in InDesign, PROJEKT PRO, VgV, HOAI oder Vergaberecht sind ein Plus


• Kommunikationsstärke, Teamgeist, Diskretion und sehr gute Deutschkenntnisse

• Unbefristete Anstellung in einem etablierten Architekturbüro.


• Ein kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld


• Vielseitige Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum


• Die Chance, in einem altersgemischten Team zu arbeiten, das den Austausch von Ideen und Erfahrungen fördert


• Moderner Arbeitsplatz an attraktiven Standorten in der Stadt


• Gleitzeit im Rahmen der Kernarbeitszeit


• Fort\- und Weiterbildungsmöglichkeiten, leistungsgerechte Vergütung und Jobrad


• Events wie z. B. der jährliche, dreitägige Städtetrip

jobs@spitalfrenking\-schwarz.de

Gehalt: 3\.000,00€ \- 4\.000,00€ pro Monat

Arbeitsort: Vor Ort

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