Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H

Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Vollzeit (derzeit 40** Wochenstunden)

Bewerbungsfrist:

20.07.2026

Einstellungsbeginn:

01.10.2026

Kennziffer:

39308

Aufgaben:

• Verwaltung Hilfskraftverträge


• Vorbereiten von unterschriftsreifen Anträgen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften für die Abteilung Personal und Organisation, Bearbeitung aller relevanter Formulare für die Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Beendigung von Verträgen von Hilfskräften


• Diese Aufgabe beinhaltet:


• Klärung mit den Kostenstellenverantwortlichen und mit Verwaltungskolleginnen: Vertragszeitraum, Vertragsstunden, Prüfung des Budgets


• Abstimmung mit Studierenden: Einholung von Nachweisen, Dokumenten, wie Zeugnisse, Aufenthaltsgenehmigungen etc.


• Haushaltswesen der Studienwerkstätten der Kunsthochschule


• Mitarbeit bei der Haushaltsverwaltung der 13 Studienwerkstätten und in Vertretung der Studiengänge unter Anwendung rechnergestützter Haushaltsführung (SAP/ EBP)


• Diese Aufgabe beinhaltet:


• Bearbeitung von Beschaffungen nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung:


• Einholen von Angeboten, Beratung der bestellenden Werkstätten, Bearbeitung der Bestellungen, Selbständige Prüfung der Rechnungen bis zur „Sachlich-Richtig-Zeichnung“,


• Kontoführung- und Buchung: u.a. Kostenstellen- und Titelzuordnung, Umbuchungen, Bearbeitung von Reklamationen und Mahnungen, Überwachung von Lieferungen, Selbständige Führung des Schriftverkehrs


• Debitorenbuchhaltung: Erstellung von Rechnungen und Gutschriften in den Werkstätten, Kassenführung div. Werkstätten,


• Controlling des Investitionsfonds der Studienwerkstätten: Beschaffung, Budgetverantwortung, Kontoführung, Analgenbuchhaltung


• Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation


• Erteilung von Auskünften allgemeiner und fachspezifischer Art, die sich auf den Geschäftsbereich beziehen. Selbständig geführter Schriftverkehr, Klärung per E-Mail und Telefon, Post-Verteilung, Paketannahme, Ablage und Archivierung

Erwartet werden:

• Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse zur Erledigung der vorgenannten Aufgaben, z. B. durch eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich


• Erfahrungen in der Sekretariatsführung


• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Office und SAP); wenn SAP-Kenntnisse bei Einstellung nicht vorliegen, müssen diese in Weiterbildungsangeboten der Universität unmittelbar nach Einstellung verpflichtend erlernt werden


• Bereitschaft zur Weiterbildung einschließlich der Einarbeitung in neue Software


• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. B 2) und sicheres schriftliches Formulieren


• Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten


• Lösungsorientierte Eigeninitiative und Organisationsgeschick


• Serviceorientierte Arbeitsweise


• Freude am Umgang mit Studierenden und eine engagierte Mitarbeit an der Kunsthochschule

• Kenntnisse des Tarifrechts und des Hessischen Hochschulgesetzes


• Gründliche und vielseitige Kenntnisse der Haushaltsbestimmungen und der Drittmittelrichtlinien, sowie der Beschaffungsordnung des Landes Hessen Rechnungswesen und im Kaufvertragsrecht,


• Englischkenntnisse

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