Assitante de direction-adjoint administratif F/H

ACTIVITE Le groupe hospitalier AP-HP. Centre - Université de Paris est composé de 8 sites : Necker-Enfants Malades (HUNEM), Hôtel Dieu, Cochin - Port Royal - Tarnier, Broca Corentin Celton, Hôpital Européen Georges Pompidou, Vaugirard-Gabriel-Pallez (HUPO). Il est constitué de près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l'ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant. Le nombre de personnels du groupe APHP Centre - Université de Paris est de 3 610 PM et de 13 150 PNM. Le budget d'exploitation est de 1,55 Md EUR HIERARCHIQUES Le Directeur des Equipements ________________________________________ FONCTIONNELLES Département Exploitation Technique Maintenance et Sécurité Incendie, Département Travaux - Conduites d'Opérations, Département Gestion administrative et financière Département Equipements, Les Directions fonctionnelles du GH, Les DMU et les Services, Les Directions du Siège. La Direction des Investissements possède 3 postes d'Assistante de Direction, 1 sur le site de Cochin, 1 sur le site de Necker et 1 sur le site d'HEGP (poste à pourvoir). Secrétariat de la Direction des Investissements sur le site d'HEGP : Accueil Gestion des appels téléphoniques des visiteurs Prise des messages Orientation des appels Réception, analyse et diffusion du courrier Organisation du classement Gestion des rendez-vous, des agendas et organisation des réunions Elaboration, conception de courriers et documents divers Rédaction de compte-rendu Reprographie et diffusion de documents Archivage Gestion des fournitures de bureau : suivi du stock, recensement des besoins, commandes Gestion des congés du site HEGP de la Direction de Investissements Gestion des commandes, des approvisionnements de fournitures et des matériels de bureau (télécopieurs, imprimantes) de la Direction dans SAP Assurer le remplacement des autres assistantes de sites de la Direction des Investissements (lignes téléphoniques, remplacement temporaire sur site...) Assurer le secrétariat du secteur informatique du GHU (quotité de temps à 25%) Utiliser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (Word, Excel, Power point, courrier électronique, Internet...) Filtrer et orienter les appels téléphoniques Renseigner les interlocuteurs S'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs Savoir mettre en forme un document de façon autonome (courrier, note de service, compte-rendu, procès-verbal, dossier) Savoir transmettre l'information Organiser et prioriser les activités de secrétariat Réaliser un plan de classement Travailler en équipe. Rigueur et méthode, sens de l'organisation Autonomie et sens de l'initiative Qualités relationnelles, esprit d'équipe Dynamisme, adaptabilité et disponibilité Très bonne maîtrise des outils informatiques Grande discrétion professionnelle Expérience au sein d'un secrétariat de direction Expérience en gestion administrative souhaitée

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