Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die CCF Holding GmbH ist eine Holdinggesellschaft mit Beteiligungen in den Bereichen Immobilien und soziale Einrichtungen. Ein Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung und Vermietung eigener Immobilien, insbesondere für die Nutzung durch soziale Einrichtungen.

Wir begleiten die Entwicklung unserer Unternehmensgruppe und übernehmen zentrale administrative und organisatorische Aufgaben für unsere Gesellschaften.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte kaufmännische Assistenz (m/w/d), die uns in den Bereichen Bestellwesen, Büroorganisation und Assistenz der Geschäftsführung unterstützt. In dieser vielseitigen Position hältst du der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei, koordinierst Bestellungen und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos verläuft.

Deine Aufgaben:

• Bestellungen \& Einkauf: Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Bestellung von Büromaterial, Ausstattung und projektbezogenen Waren


• Lieferanten \& Liefertermine: Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern, Überwachung von Lieferterminen sowie Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen


• Büroorganisation: Eigenständige Organisation des Büroalltags und Koordination allgemeiner Verwaltungsaufgaben


• Assistenz der Geschäftsführung: Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie Vorbereitung und Nachverfolgung von Besprechungen und offenen Vorgängen


• Terminmanagement: Planung und Abstimmung von Terminen mit Geschäftspartnern, Handwerkern und Dienstleistern


• Korrespondenz: Bearbeitung des Posteingangs sowie professionelle Kommunikation per Telefon und E\-Mail


• Unterlagen \& Dokumentation: Erstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten, Übersichten und projektbezogenen Unterlagen


• Rechnungsprüfung: Abgleich eingehender Rechnungen mit Angeboten, Bestellungen und Lieferscheinen sowie Weiterleitung an die Buchhaltung


• Fuhrparkmaneagement: Verwaltung unserer Firmenfahrzeuge, Koordination von Wartungs\-, Reparatur\- und Reinigungsterminen sowie Organisation von Fahrzeugübergaben, Zulassungen und Versicherungsangelegenheiten


• Unternehmensübergreifende Unterstützung: Übernahme administrativer Aufgaben für die Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe


• Zusammenarbeit: Kontakt zu Architekten, Ingenieuren und weiteren Dienstleistern rund um unsere Liegenschaften

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/\-mann oder Immobilienkauffrau/\-mann, oder eine vergleichbare Qualifikation


• Idealerweise Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Einkauf oder in der Assistenz


• Sicherer Umgang mit MS Office und/oder Apple iWork


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift


• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise


• Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten


• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen


• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber Geschäftspartnern und Dienstleistern


• Du denkst mit, setzt Prioritäten und verfolgst Aufgaben zuverlässig bis zur Erledigung

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag sowie ein angemessenes Einstiegsgehalt


• 30 Tage Urlaub im Jahr


• Einen modernen eigenen Arbeitsplatz mit hochwertiger Ausstattung


• Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit bei 38,5 Stunden pro Woche – in Abstimmung mit den betrieblichen Abläufen und dem Team


• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Einblicken in Immobilien und Projektentwicklung


• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung


• Eigenverantwortliches Arbeiten und Raum für eigene Ideen zur Verbesserung unserer Abläufe


• Flache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege


• Möglichkeiten zur Weiterentwicklung innerhalb unserer Unternehmensgruppe

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende uns deine Unterlagen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung direkt über die Bewerbungsfunktion auf Indeed.

Gehalt: 2\.500,00€ \- 4\.000,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung


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