Assistante de direction F/H

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Cabinet de la Présidente une assistante de direction chargée d'assurer l'organisation des activités quotidiennes du secrétariat de la Présidence.

Mission

Au titre de vos fonctions, vos missions seront :

Accueil physique et téléphonique

Tenue de l'agenda de la Présidente en accord avec la Chef de cabinet

Création de fiches pour suivi des rendez\-vous et des réunions de la Présidente

Assurer le lien avec le secrétariat des Vice\-Présidents pour les représentations de la Présidente

Organisation des réunions (convocations, réservation des salles, demandes d’éléments aux services, suivi de l’état des présences, relances etc.)

Suivi des parapheurs et courriers à la signature de la Présidente ainsi que des rapports de séance et CP

Classement et archivage des dossiers

Gestion de tout courrier arrivé papier et sur ELISE (logiciel interne)

Recherche et collecte d’informations pour la Présidente

Gestion de boites mèls et agendas Cabinet de la Présidence

Demandes de chauffeur pour la Présidente

Rédaction, saisie et mise en forme des courriers

Contacts avec les élus et organismes extérieurs

Gestion des mails de l'adresse "secrétariat de la Présidente"

Gestion des appels et des affaires courantes en cas d’absence des assistantes du Cabinet et de la Direction du Cabinet

Profil

Compétences requises

Technique :

• Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE (logiciels internes), Internet


• Savoir gérer un agenda


• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles administratives


• Gestion des priorités et capacité à travailler dans l'urgence


• Avoir l'esprit d'initiative


• Etre rigoureux, organisé, réactif, polyvalent, autonome, dynamique et proactif

• Avoir le sens du travail en équipe


• Faire preuve de discrétion et confidentialité absolue


• Sens du contact et de l'écoute


• Aisance relationnelle avec les élus


• Disponibilité

• Maîtriser les règles et techniques de la bureautique et du secrétariat


• Compétences et fonctionnement de l'institution départementale


• Connaître les circuits et procédures administratives


• Connaître les dossiers clés et les actions engagées par le Cabinet

Profil

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.

Baccalauréat secrétariat ou BTS \+ expérience confirmée

Cette annonce provient de Indeed. Voir l'annonce originale ↗