Assistant protocole (H/F)
Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service protocole Missions principales:
• Protocole - Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du Maire et la Responsable du Protocole - Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés - Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques - Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions - Approvisionner les services administratifs - Gérer le secrétariat du Service Protocole Dans le détail: - Configurer, assurer l'accueil et le service des apéritifs d'honneur, cocktails, buffets : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques . - Déconfigurer les espaces de réception et les manifestations en lien avec le service logistique : mise en place, rangement, vaisselle, etc. - Gérer les réunions de travail : accueil café, plateaux repas, déjeuners, réunion de majorité, etc. - Organiser les évènements particuliers : noces d'or, départs à la retraite, cérémonie de médailles du travail, etc. - Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec la responsable du protocole : gerbes, fournitures, boissons, matériel protocolaire : drapeaux, médailles, etc. - Gérer les stocks : médailles de la ville, coupes et autres objets protocolaires. - Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux des effectifs, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés - Gestion des stocks et des locaux : rangement des locaux attribués au service Protocole - Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques en lien avec la cellule service logistique Savoirs: - Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal Savoirs faire: - Capacité à évaluer les priorités des demandes - Capacité d'adaptation et d'autonomie - Orthographe et présentation irréprochable - Savoir travailler en transversalité avec les autres services - Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations - Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix) - Porter du poids (marchandises/boissons) Savoir être: - Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions - Aptitude au travail en équipe - Sens de l'accueil - Rigueur, précision et organisation - Présentation et hygiène irréprochable - Confidentialité totale - Disponibilité - Etre polyvalent(e) - Etre dynamique - Etre méthodique - Etre autonome - Avoir l'esprit d'initiative Horaires: - Lundi-Jeudi : 8h30-17h - Vendredi : 8h30-16h Contraintes spécifiques du poste: - Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole) - Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés. Permis de conduire exigé Salaire - Rémunération selon profil et expérience
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