Assistant Manager / Coordination d'activité (H/F)
DSI, Distribution Services Industriels est une Entreprise Adaptée et inclusive qui a pour vocation la création d'emplois durables et qualifiants pour une majorité de personnes en situation de handicap. Notre métier premier : l'inclusion. Nous proposons du service aux entreprises (sous traitance et co traitance). DSI a été fondée en 1994 et elle est implantée au niveau national : Occitanie, Ile-de-France, Hauts-De-France, Nouvelle Aquitaine, PACA, Pays de la Loire et Auvergne Rhône-Alpes. Partenaires des grandes entreprises, nos activités sont regroupées en pôles : Projets numériques, Logistique, Services industriels, Multi-services et Bureautique. Nos valeurs : inclusion, performance économique et sociale, bienveillance. Pourquoi nous rejoindre ? Missions Devenir un véritable relais de la Responsable d'activité dans le fonctionnement quotidien de l'imprimerie afin de fluidifier l'organisation et améliorer le suivi des actions. 1. Assistanat de la Responsable d'activité Organiser et suivre les dossiers confiés par la Responsable d'activité. Préparer les réunions, points d'équipe et éléments nécessaires à la prise de décision. Rédiger et diffuser les comptes rendus et suivre les actions décidées. Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs. Centraliser les informations importantes et alerter la Responsable d'activité en cas de difficulté, retard ou anomalie. Participer au suivi des projets internes et des plans d'action. 2. Coordination entre les services Faciliter la circulation de l'information entre les différents services de l'imprimerie. Suivre l'avancement des demandes nécessitant l'intervention de plusieurs services. Identifier les dossiers en attente ou les points de blocage et effectuer les relances nécessaires. Veiller au respect des échéances et des priorités définies. Participer à l'amélioration de l'organisation interne et des méthodes de travail. Mettre en place et tenir à jour des outils de suivi partagés. 3. Suivi de l'activité Alimenter et suivre les tableaux de bord de l'activité. Collecter les informations nécessaires auprès des différents responsables et services. Suivre les principaux indicateurs : activité, délais, dossiers en attente, incidents, réclamations ou autres indicateurs définis par la Responsable d'activité. Préparer des synthèses régulières permettant d'identifier rapidement les points nécessitant une action. Participer à l'analyse des dysfonctionnements et au suivi des actions correctives. 4. Support administratif et organisationnel Assurer le suivi administratif de certains dossiers clients, fournisseurs ou partenaires. Rédiger et mettre en forme des courriers, documents, procédures et supports internes. Organiser et structurer le classement et le partage des documents. Participer au suivi des commandes ou demandes fournisseurs selon les besoins. Organiser les réunions et événements internes. Assurer ponctuellement l'interface avec les clients, fournisseurs ou partenaires. 5. Appui au management et aux ressources humaines En lien avec la Responsable d'activité : Participer au suivi administratif des collaborateurs. Suivre les absences, congés, formations et différents documents nécessaires à l'organisation du service. Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs. Préparer certains éléments nécessaires aux entretiens ou réunions d'équipe. Suivre les actions décidées lors des réunions et entretiens. Contribuer à la communication interne. Participer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux salariés. Le poste n'a pas vocation apporter un véritable soutien au manager dans l'organisation et le suivi de l'équipe. Horaires de travail : L-V 9h00 - 12h00 / 13h00 - 17h00
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