Assistant.e spécialisé.e H/F

À propos de nous

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s\-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio\-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v\=8uVHEAaj75A

Mission

Rattaché·e au Directeur des Systèmes d’Information et de la Logistique, vous avez comme principales missions au sein du bâtiment « Perrault » :

• Faire les demandes de devis et gérer les commandes sur SIFAC afférentes à l’activité des services généraux : fournitures, entretien électrique, serrurerie, plomberie, sanitaires, travaux courant de rénovation etc…


• Gérer les relations avec la comptabilité UGE et les comptabilités fournisseurs, notamment pour le suivi des paiements et la gestion des relances.


• Suivre les marchés publics pour les commandes liées à l’activité du service ainsi que de leur échéance et les vérifications périodiques.


• Participer au montage du budget et réaliser le suivi avec le Directeur et son adjoint.


• Réaliser le suivi des fluides de l’établissement avec le Directeur : consommations électriques, eau, chauffage (gaz) etc…


• Participer au suivi des demandes d’interventions, de maintenance préventive et des stocks.


• Garantir la bonne exécution des travaux d’assistanat en veillant à assurer la qualité de la mise en forme des documents et leur diffusion.


• Aider à l’organisation des différents événements de l’école : JPO, Concours et Journée des projets et autres manifestations.


• Gérer les immobilisations avec le logiciel GestImmo.


• Gérer les commandes, la validation et envoi de colis DHL.


• Faire le suivi et les déclarations des services faits pour les étudiants qui travaillent pour le service.


• Participer aux diverses missions du service (gestion des clés, de l’organigramme, de la signalétique des bureaux…) et veiller au respect des règles de l’art et des normes en vigueur en établissement recevant du public.


• La DSIL étant chaque année porteur de plusieurs projets liés à l'évolution de l’ESIEE, vous participez aussi à la coordination de ces projets (gestion projet Déchets et espaces verts dans le contexte de la labellisation DDRS…).


• Assurer la continuité des activités logistiques du service (gestion du courrier et des colis) en cas d’absence du collègue en charge.

Profil

• Une expérience confirmée dans l'assistanat


• Doté·e d'un bon relationnel et habitué·e à travailler en équipe, vous faites preuve d'autonomie et de réactivité. Votre sens de l'organisation, votre capacité d'écoute et votre force de proposition sont des atouts essentiels pour assister efficacement les équipes, coordonner les activités et assurer le suivi administratif en répondant aux besoins des interlocuteurs..

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