Assistant.e pédagogique H/F

À propos de nous

Rattachée à l’Université de Lille, Polytech Lille est une grande école d’ingénieurs de référence, forte de ses 2000 étudiants et de 10 spécialités couvrant un large éventail de domaines techniques. Connue pour son excellence et ses liens privilégiés avec le secteur industriel, elle forme des ingénieurs polyvalents, capables de répondre aux enjeux d’innovation et de développement technologique.

Polytech Lille s’engage dans des projets stratégiques ambitieux et dynamiques, favorisant l’interdisciplinarité et le transfert de compétences entre la recherche, l’enseignement et les entreprises partenaires.

L'école appartient à l'un des plus réseaux des écoles d'ingénieurs universitaires, le réseau Polytech. Elle est habilitée par la CTI (Commission des Titres d’Ingénieur), membre de la CGE (Conférence des Grandes Ecoles) et est certifiée ISO 9001:2015 sur l’ensemble de ses formations.

Mission

CDD DE 3 ANS POUR LES AGENTS CONTRACTUELS

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service scolarité et l'autorité fonctionnelle des responsables de formation (deux années de formation en Licence), l’agent assure l'accueil du secrétariat et la gestion pédagogique qui lui sont confiés.

Le service scolarité est composé de 10 postes d'assistant.e.s pédagogiques.

Les activités :

1 .Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter et informer les étudiants, les enseignants et tout autre interlocuteur interne ou externe

2\. Gestion pédagogique : en lien étroit avec les enseignants et la responsable du service, assurer le suivi des inscriptions et des dossiers pédagogiques, participer à la préparation des jurys, délivrer les relevés de notes et les attestations de réussite, établir les conventions de stage et en assurer le suivi, alimenter des tableaux de suivi

3\. Gestion budgétaire : établir les bons de commande d'achat et les ordres de mission des enseignants et étudiants

4\. Gestion administrative : assurer le planning des réunions, rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes\-rendus et de manière plus large, assurer la gestion et le suivi administratif des activités du secrétariat, assurer le soutien administratif et logistique des manifestations (conférence, réunions, séminaires, colloques)

5\. Participation à la vie de l'école : Assister aux pré\-rentrées et aux évènements organisés par l'école, participer à la préparation et aux déroulés des salons étudiants et de la Journée Portes Ouvertes.

6\. Gestion des examens : à l'aide de l'application afférente et conformément au cadrage de Polytech Lille, attribuer les examens aux surveillants d’examens en fonction de leur disponibilité, réserver les salles d'examens, veiller au bon déroulement des examens

Les activités évolueront dans le cadre du projet de service en cours.

Profil

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :

Milieu universitaire : connaissances du fonctionnement et de l'organisation de l'Université de Lille

Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux étudiants, des diplômes délivrés, des règles relatives à la scolarité des étudiants

Poste de travail : maîtrise des techniques de secrétariat et du travail administratif

Participation à des formations obligatoires (laïcité, VSS, connaissances de l'université, sensibilisation aux enjeux DDRS)

Savoir\-faire opérationnels :

Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautique

Savoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et communs à l'ensemble des structures de l'Université (plateformes, applications)

Disposer d'un niveau d'orthographe correct

Avoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagé

Faire preuve d’aisance à l'oral et savoir gérer les interactions

Savoir\-faire comportementaux :

La manière de servir doit refléter :

une capacité d’adaptation et une aptitude au changement un sens de l'initiative et une autonomie dans ses activités

une envie de travailler en équipe

un respect des règles collectives de travail et de la hiérarchie un investissement sur son poste de travail et de la disponibilité

Domaines de formation et expériences souhaitables :

Accueil du public

secrétariat

organisation administrative

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