Assistant(e) (H/F)
Bureau d'études techniques spécialisé dans le domaine de l'ingénierie de l'amiante, notre société accompagne ses clients publics et privés (hôpitaux, foncières, bureaux.) dans la réalisation de leurs projets, en exerçant des missions de maîtrise d'œuvre et d'assistance à maîtrise d'ouvrage. Notre équipe, composée de 8 collaborateurs, intervient sur des opérations variées nécessitant rigueur, réactivité et sens du service. Dans le cadre du remplacement temporaire de notre assistante administrative et technique, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) capable d'assurer le bon fonctionnement administratif de la société. Missions Sous la responsabilité de la direction, vous prendrez en charge notamment : Gestion administrative générale - Accueil physique et téléphonique, et traitement des appels. - Gestion des courriers et des e-mails. - Organisation et suivi administratif des dossiers. - Classement et archivage des documents. - Gestion des fournitures. Assistance commerciale et technique - Mise en forme de documents, rapports, courriers et comptes rendus. - Constitution et transmission de dossiers administratifs. - Etablissement des dossiers de candidatures de marchés publics - Assistance à la préparation des offres. - Gestion et actualisation des bases documentaires de l'entreprise. Gestion financière - Établissement et suivi des factures clients. - Suivi des règlements et relances administratives. - Vérification et enregistrement des factures fournisseurs. - Préparation des éléments nécessaires au suivi comptable. - Assistance à la gestion des ressources humaines (suivi des formations, tickets restaurant, congés, feuilles d'heures.). Assistance à la direction - Gestion des agendas et organisation de réunions. - Réservation de déplacements lorsque nécessaire. - Suivi de diverses tâches administratives et organisationnelles. Compétences attendues - Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, Powerpoint). - Sens de l'organisation et rigueur. - Adaptation, autonomie et discrétion. - Bon relationnel et esprit d'équipe. - Une connaissance des marchés publics et des procédures d'appel d'offres serait appréciable. - Des notions de comptabilité et de gestion. Une expérience dans une entreprise du BTP/cabinet d'architectes/société d'ingénierie serait particulièrement appréciée. Conditions proposées - CDD de remplacement d'une salariée absente, basé sur 39h/semaine. Contrat à durée déterminée conclu pour le remplacement d'une salariée absente. Le terme pourra être ajusté en fonction de la date de retour de la salariée remplacée. - Statut ETAM. - Rémunération selon expérience et profil. - Poste basé à Paris 13 (pas de télétravail). - Intégration au sein d'une structure à taille humaine offrant un environnement de travail convivial et professionnel.
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