Assistant.e de gestion administrative et de suivi du doctorat H/F

À propos de nous

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s\-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio\-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v\=8uVHEAaj75A

Mission

Missions principales :

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités du département du doctorat.

Gestion et suivi du recrutement des doctorants

• Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers des doctorants dans les systèmes d’information dédiés (Adum, Améthis...)


• Vérifier et mettre à jour les données relatives aux doctorant.e.s et aux thèses


• Assurer l'organisation administrative (préparer les auditions et assurer le suivi des jurys de sélection) et logistique des campagnes de recrutement des doctorants (concours national, contrats doctoraux établissement, concours des écoles doctorales…)


• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi relatifs au concours national et aux contrats doctoraux établissement

• Assurer le suivi des procédures et l’organisation des soutenances


• Vérifier la conformité des dossiers et le respect des échéances réglementaires


• Coordonner les échanges avec les doctorants, les encadrants et les membres des jurys

• Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives des doctorants en lien avec la scolarité et les 14 écoles doctorales co\-accréditées


• Contrôler la conformité des dossiers et accompagner les doctorants dans leurs démarches si nécessaire

• Participer à l'organisation des différentes réunions en lien avec les activités doctorales


• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et documents


• Contribuer aux activités transversales et à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion spécifiques au doctorat


• Assurer la mise à jour des documents (soutenances, inscriptions/réinscriptions etc..), intranet/internet

Profil

• Connaissance du milieu : Expérience ou intérêt pour l’enseignement supérieur, la recherche et le doctorat


• Maîtrise des outils : Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et aptitude à utiliser des applications de gestion administrative


• Organisation et rigueur : Capacité à assurer un suivi rigoureux des dossiers, avec autonomie et méthode


• Qualités relationnelles : Sens du service, adaptabilité, esprit d’équipe et bonnes capacités rédactionnelles


• Langues : Anglais apprécié

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