Assistant.e de Direction H/F
À propos de nous
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux\-Arts Nantes Saint\-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint\-Nazaire et La Roche\-sur\-Yon.
Mission
Environnement et contexte de travail
- Localisation : Saint\-Nazaire
Son action s’inscrit ainsi dans une double ambition : favoriser la réussite et l’insertion des étudiants, tout en contribuant au développement économique, scientifique et social de son environnement.
L’IUT de Saint\-Nazaire en quelques chiffres : 1 500 étudiant.e.s (BUT, LP, Master, Doctorat) dont 500 en alternance, 130 enseignant.e.s et enseignant.e.s\-chercheur.e.s, 70 personnels administratifs et techniques, 400 professionnel.le.s vacataires, 14 diplômes.
Missions
L’assistant·e de direction est placé·e sous l’autorité du directeur de l’IUT. Il ou elle assure un rôle central d’organisation, de suivi administratif et de circulation de l’information, en lien étroit avec l’équipe de direction, les services et les départements de l’IUT.
Activités principales
- Assister le directeur dans l’organisation quotidienne de son travail.
- Organiser les agendas du directeur et de l’équipe de direction (3 personnes), et contrôler les échéances.
- Gérer les déplacements du directeur et de l’équipe de direction.
- Assurer l’organisation, la préparation, la logistique et le suivi des réunions, rendez\-vous et échéances institutionnelles (réservation de salle ou organisation de visioconférence, préparer et contrôler les dossiers nécessaires…).
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique des interlocuteurs internes et externes.
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
- Préparer et diffuser les courriers, notes, documents de travail, tableaux de synthèse et supports institutionnels...
Profil
Formation et/ou qualification : niveau Bac \+ 2 minimum dans le domaine de l’assistanat, de la gestion administrative ou du secrétariat de direction, de type BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME ou diplôme équivalent.
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement acquise dans le secteur public ou l’enseignement supérieur.
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