Assistant(e) de direction (H/F)
Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction pour un CDI à temps complet. Le poste est à pourvoir à compter du 1e juillet. Votre poste : Vous assistez le Directeur afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning et d'agenda, organisation de déplacements, communication, organisation et préparation de réunions, accueil, visites extérieures, voyages...). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure. Vos missions : Organiser l'agenda de la Direction et filtrer les appels et les accueils physiques Concevoir, et rédiger ou corriger des courriers, rapports Classer des documents officiels Traiter et transmettre les décisions et les notes s'y afférant Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation dossiers, réservation salles, ...) Suivre, organiser et préparer les réunions des IRP (CSE, CSSCT) sous directive du RRH Effectuer éventuellement la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des mails (dont la boite email Direction) Préparer et filtrer les paraphes pour signature Participer à la communication interne et externe sur tout type de média Être en lien avec tous les services de la clinique dans le cadre de vos missions Réaliser une veille législative et réglementaire Organiser les voyages professionnels du personnel Participer à l'organisation des évènements internes (visites, séminaires, congrès, activités, départs retraite, etc.) Gérer administrativement les astreintes médicales et de direction Prendre en charge le suivi d'évènements (séminaire, salon) en collaboration avec la Direction et/ou les services médicaux, RH, Soins Participer à la mise à jour des documents d'information Assister un des cadres administratifs sur une mission, sous le contrôle du Directeur ou RH Effectuer diverses missions en lien avec les relations extérieures Organiser le parcours d'intégration des médecins et cadres - Sens de la discrétion et de la confidentialité - Respect du secret professionnel - Sens du relationnel, de l'écoute et de la communication - Diplomatie et parfaite élocution - Sens de la réflexion et du discernement - Rigueur et organisation - Pro activité, capacité d'initiative et capacité d'alerte - Aptitude à rédiger et mettre en forme des documents, rapports - Maîtrise des outils bureautiques (Octime, Teams, Word et Excel principalement) - Notions juridiques éventuelles - Esprit d'équipe - Adaptabilité - Capacité à gérer son temps et les échéances, même sous pression - Expérience significative sur un poste similaire
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