ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques : - Directrice en charge de la qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions, majeurs protégés. - Adjointe de la Directrice DQRJU et Responsable des Affaires juridiques Liaisons fonctionnelles : - Encadrement et équipes des services de la DQRJU ; - Directeur de l'établissement et équipe de direction ; - Président et Vice-Président de la CME ; - Directions fonctionnelles et responsables de pôles ; - Equipes de soins / Chefs de Pôles, Cadres soignants ; - Instances de l'établissement et Comités liés à la DQRJU. DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE L'assistant(e) fait partie de la direction qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions et tutelles. Il/Elle assiste la directrice et son adjointe dans toute la démarche concernant ses services et assure notamment : - L'organisation et le suivi du secrétariat de la directrice qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers, admissions et tutelles ; - L'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction ; - La préparation et le suivi des dossiers de la directrice DQRJU et de son adjointe ; - La prise de note et la rédaction de documents en lien avec la DQRJU ; - L'organisation et la gestion logistique des réunions et événements ; - La gestion documentaire et archivage (papier et numérique). Il/elle entretient des liens fonctionnels avec tous les services internes et externes de l'établissement. Missions générales : Gestion de l'agenda de la directrice DQRJU et de son adjointe ; Préparation et organisation de réunions, visites, conférences, événements ; Prise de notes, saisie, compte-rendu, mise en forme des documents et diffusion ; Organisation et suivi des staffs de la DQRJU et des projets de la Direction ; Accueil des personnes : professionnels, patients, famille, partenaires extérieurs, etc. ; Gestion des appels téléphoniques, courriers et messages électroniques : répartition, traitement, diffusion, archivage ; Organisation classement et archivages des données, des informations, des documents de diverses natures papier et informatique Création, gestion et mise à jour des bases de données, des graphiques, organigrammes, planning, etc. ; Recensement, gestion et suivi des congés des agents (Agiletime) ; Logistique de la DQRJU (Commandes, bons travaux, gestion de stocks, fournitures, réservations des salles, saisie, suivi, contrôle, relance, etc.). Autres missions permanentes : En lien avec les services de la DQRJU : Elaboration de documents et de formulaires à destination de la communauté hospitalière ; Bilan et suivi du projet usagers du projet d'établissement ; Gestion de l'Intranet (pages DQRJU) : mise en ligne et modifications des pages/documents et informations régulières sur la page accueil, etc. En lien avec le service des relations usagers : réception, enregistrement et suivi des demandes d'informations médicales et des questionnaires de satisfaction. Missions ponctuelles : Instaurer une transversalité dans le travail de l'équipe entre le secrétariat et les services de la DQRJU fondée sur le partage et la solidarité : une graduation des urgences et une gestion à minima de certaines missions et dossiers. Répondre aux besoins urgents avec une prise en charge coordonnée et continue entre les professionnels de la DQRJU.
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