Assistant(e) de direction (H/F)
Apporter une aide permanente et collaborative au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Activités et tâches : - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ; - Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ; - Organiser les déplacements du directeur ; - Établir une relation de confiance avec le directeur ; - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ; - Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ; - Organiser le classement et l'archivage des dossiers ; - Demande de devis ; - Effectuer des commandes ; - Assurer le suivi des contrats de partenaires ; - Assurer le suivi de la réservation de la salle de réunion ; - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ; - Suivre l'exécution budgétaire du service ; - Renseigner des tableaux de bords de suivi des activités du service ; - Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent ; - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ; - Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ; - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ; - Prendre des notes lors des réunions, rédiger les compte rendus et les faire valider au directeur avant transmission ; - Planification des conseils d'administration ; - Réservation et préparation de la salle ; - Convocations des membres du conseil d'administration ; - Rédaction des ordres du jour et des comptes rendus ; - Transmission au contrôle de légalité.
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